🟢Согласно внесенным изменениям ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», срок хранения для документов по личному составу созданных в 2003 году или позже, установлен не менее 50 лет. Для документов созданных до 2003 года, действует срок хранения не менее 75 лет. Таким образом, личное дело аспиранта, после сдачи в архив будет храниться полностью в течение этого срока.
🟢Сроки хранения в конкретной организации устанавливаются номенклатурой дел на основании типовых перечней управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности образовательной организации.
Сегодня действует Перечень 2019, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г. N 236 (начало действия документа - 18.02.2020).
🟢Однако этот перечень не содержит прямого указания на личные дела аспирантов и вообще на систему образования. По общему правилу, можно пользоваться другими, в том числе отмененными, перечнями, по согласованию с архивной службой организации. Наиболее подходящим для аспирантуры перечнем, является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988" (Перечень 1988).
🟢Кроме этого перечня можно пользоваться Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утверждены Минобразованием РФ 11.05.99, которые ссылаются на Перечень 1988.
🟢Таким образом, сроки хранения будут следующими (с указанием статей из Перечня 1988):
– ст. 499 Личные дела аспирантов ... (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска):
75 лет для созданных до 2003 года;
50 лет для созданных, начиная с 2003 года и позднее.
– ст. 626 Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов - 50 лет;
– ст. 630 Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов - 3 года;
– ст. 633 Индивидуальные планы аспирантов - 75 лет в составе личных дел аспирантов.