Хранение документов об образовании граждан (1/2) #методическое_оад

Хранение документов об образовании граждан (дипломов), которые поступают на обучение или зачисляются в образовательные организации вызывают дополнительные обязанности и ответственность (часть 1 статьи 17 Закона об архивном деле № 125-ФЗ) организации по их сохранению.

Нормативная основа хранения дипломов содержится в пункте 47 приказа № 721. Возникает вопрос, каким образом обеспечить хранение, сохранность и правильные выдачу-возврат.

Во-первых, нужно понимать, что несмотря на хранение документа в организации, он принадлежит гражданину и он имеет право в любой момент истребовать его без объяснения причин. Во-вторых, документ об образовании содержит персональные данные и требования законодательства в этом случае должны превалировать над требованиями к сохранности документов, не содержащих персональных данных.

Требования к сохранности персональных данных состоят в принятии правовых (наличие локальных нормативных актов), организационных (назначение ответственного за сохранность, закупка оборудования для хранения и т.п.) и технических мер (оборудование помещения, сигнализация и т.п.) для защиты персональных данных (ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных № 152-ФЗ).

Общие рекомендации по хранению дипломов можно предложить такие:
наличие специального помещения или, как минимум, металлического шкафа, запираемого на ключ;
создание режима доступа в помещение;
обеспечение охраны помещения.

📱 Подписаться / Задать вопрос / Продолжение ⤵️