Иногда приходят запросы «обучите руководителей тайм-менеджменту». Оставим за скобками, почему «сами не учатся», и разберём, что такое настройка/организация своего времени... Самое главное, что надо понять на старте – нет универсальной системы, она всегда настраивается под особенности человека, компании, семьи и внешнего контекста.

Для меня есть несколько базовых вещей, без которых искать инструменты и подходы бессмысленно:
1. Какие у тебя личные, семейные и профессиональные цели и ориентиры на долго-, средне- и короткие горизонты времени?
2. Какие роли ты играешь в жизни: личные, профессия, семья, общество?
3. Когда ты наиболее эффективен (утро/день/вечер)?
4. Кто ты – спринтер или стайер?
5. В каком контексте (компания, семья и внешняя среда) ты работаешь, как часто она меняется и требует твоего внимания?

После этого закладываем фундамент своей системы:
1. Фокус внимания. Как ни странно, мы не сильно можем управлять временем, но очень можем управлять своим вниманием. Мне нравится подход Кови, в котором есть единая структура ролей-целей-действия, потому что именно такой подход позволяет видеть, что я уделяю время важному и иду именно туда, куда стремлюсь.
2. Разделяй понятия «важное» и «срочное», отдавай приоритет важным и несрочным делам. Именно здесь формируется дисциплина, именно здесь мы получаем выгоду в средне- и долгосрочном периодах.
3. Work-Life Blended подход: соединяй рабочее, личное, семейное, кайфовое и тд. в один календарь, чтобы сразу видеть всю нагрузку и понимать, что ты развиваешь все важные роли. Также выделяй время для отдыха, у меня принцип: «сначала планируем отдых, потом рабочие вопросы» – это помогает гарантированно отдохнуть.
4. Выбери свой набор подходов и инструментов, мой набор:
- Блочное планирование: блоки по 30-45-90 минут, внутри них – однотипные дела (письма, документы, AI, и тд). Очень сильно помогает фокусироваться и снижать количество переключений
- Gettings Things Done (GTD): управление входящими потоками информации – складываем в корзины (e-mail, мессенджеры, соцсети), разбираем в нужное время, распределяем по методологии
- Матрица «Важно-срочно»: сюда падают задачи в нужном приоритете
- «Метод слоёного пирога»: рядом с задачами НАДО, всегда ставлю задачу ХОЧУ, чтобы добавить кайфа в день
- Баланс нагрузки: календарь загружается не более чем на 70%, оставшееся время для асинхронных задач «важно-несрочно» или уходит в резерв для «важно-срочно»
- Календарь: синхронные задачи по всем ролям, чтобы видеть нагрузку
- Битрикс24: асинхронные задачи в канбан-доске
- «Корзины входящих данных»: e-mail, чаты, заметки, соцсети, стол
5. Регулярный аудит ролей, целей, нагрузки:
- что оставить себе
- что убрать
- что передать другим

Мой опыт говорит, если внедрить даже то, что я описал, то жизнь человека станет более осмысленной, организованной и результативной.

Вопрос: какие подходы помогают вам «успевать делать всё важное и нужное для себя и дела?»

#системный_менеджмент