Я часто говорю здесь про наш большой проект – выставку «Навигатор поступления». Обычно про цифры, итоги, анонсы, но сегодня хочу немного приоткрыть кулисы и показать, а что кроется за всем этим.

Попросил коллегу, Ивана Чинёнова, руководителя отдела ивент коммуникаций, рассказать о нюансах, сложностях и особенностях организации оффлайн-мероприятия таких масштабов.


Для большинства людей выставка выглядит уже готовой, когда всё стоит, всё застроено, все на своих местах.

Но до этого момента идет насыщенный процесс подготовки. Начинается всё с оценки вместительности площадки, т.к. выставка — это полноценное массовое мероприятие. Мало кто знает, что мы рассчитываем не только сколько будет гостей, но и персонала. В Москве у нас может быть до 650 человек только сотрудников и волонтеров, потому мы и забираем под выставки самые крупные конференц-центры, концертные площадки, кинотеатры.

При планировании застройки приходится учитывать много разных факторов - минимально разрешенные проходы между стендами, точки подключения электричества, щитки и гидранты, которые нельзя перекрывать застройкой. При этом мы смотрим и на путь гостя: как он входит, как его считают, отмечают посещение, как пойдёт в гардероб и дальнейшее перемещение по самой выставки. Вообще, сборка выставки на площадке выглядит как инженерный проект автомобиля. Машина создаётся не с чертежа кузова, а изнутри: салон и эргономика, технические узлы и агрегаты упаковываются в кузов уже в конце. Все смотрят на внешне красивый автомобиль и довольствуются комфортным салоном, удобством использования кнопок и управления, но не сильно углубляются в его техническое устройство. Так же и при сборке выставки учитываются технические возможности, нагрузки, удобство, безопасность.

Безопасность на выставке, это не только охрана, рамки, интроскопы, но и доступные проходы, пожарные выходы, спрятанные и убранные провода на полу, даже оперативный клининг, когда разлили воду и пол становится скользким. Учитываем так же и доступную среду, т.к. наши выставки посещают абсолютно разные гости.

Но не всегда подготовка проходит гладко. Бывают ситуацию, когда логистические компании что-то перепутают и мы не получаем перед застройкой баннеры и срочно ищем новую печать. Перед выходом на монтаж приходим на площадку, а перед нами был корпоратив и большая часть полов просто залита вином. На самих мероприятиях бывают и ситуации, когда нам срочно необходимо заменить лекцию одного спикера на другого, а материалы уже напечатаны. Но в большинстве случаев, команда организаторов просичтывает всевозможные риски и ждёт, откуда может прилететь то, что о чём и не мог подумать.

Если говорить, что мы делаем не как все, то это время на подготовку. График выставок очень плотный и мы умеем собирать их в короткие сроки. Обычно, такого формата мероприятие готовят от полугода, минимум за 3 месяца, два дня монтируют и день ломают. Мы успеваем собрать выставку за месяц, согласовать все этапы и собрать за 15 часов. Это достаточно напряженно, энергозатратно, но мы всегда учитываем ошибки пошлого и развиваем, улучшаем процессы, чтобы готовить выставки заблаговременно и просчитывать возможные риски.

Традиционно – вопросы мне или Ивану в комментариях, будем рады ответить на них или обсудить вместе ваш опыт организации больших ивентов👌🏻