В своем блоге я уже неоднократно рассказывал про разные типы документов и процессы вокруг них.

Недавно моя зона ответственности расширилась на еще одно направление и для управления им я на автомате засетапил базовый джентельменский набор типизированных реестров (баз данных в терминах Notion) с документами, про который и хочу рассказать.

Начнём с того, что я очень сильно верю в асинхронные форматы коммуникации и верю в то, что они должны быть заранее продуманными, стройными, удобными и результативными.

Каждый реестр - это по факту хранилище документов одного типа.

Главные страницы каждого реестра очень похожи:
• Описание реестра
• Кнопка для создания документа по шаблону
• Блок с фильтрацией
• Список документов в реестре

А теперь пройдемся по реестрам.

Decisions
Тут фиксируем важные принятые решения, описываем контекст, само решение и так далее.

В чем польза:
• Даблчек того, что обсужденное на встрече решение было правильно понято
• Легкость в распространении решения
• Возможность вернуться и вспомнить «а почему так решили, кто решил, и так далее»

One To One Meeting Notes
Без комментариев. Чистейшая база.

Single/Regular Meeting Notes
Также база. Скажу только то, что в Single реестре находятся заметки с разовых встреч, а в Regular реестре хранятся страницы, в которых содержится вся история по всему циклу встреч, описание самой встречи, актуальная агенда на следующую встречу, какие-то правила её проведения и так далее.

RFC + PDR
Уже писал про них в своем блоге. Повторяться не буду. По ссылке в начале поста можно выйти на них.

Reports
Мы в компании очень сильно про Data Driven и инструментов работы с данными (в том числе с их визуализацией) у нас много, а различных отчетов и дашбордов ещё больше.

Этот реестр содержит карточки с названиями, описаниями, ссылками на отчеты и ещё набором полезной мета-информации.

А глобальный поиск по всем этим данным через виджет с фильтром позволяет супер-быстро находить нужный тебе отчет.

Personal Pages
Все просто. Не знаешь куда завести документ или просто хочешь выгрузить какие-то мысли и поделиться ими с кем-то? Тогда заводишь страницу со своим именем и под неё кидаешь любые доки.

С одной стороны дублирует функцию личного пространства, а с другой стороны удобно и защищает от потери документов при увольнении сотрудника.

Issues Pages
Для лидерской команды направления есть отдельный JIRA Board, на котором мы управляем инициативами.

А когда в рамках проработки инициативы появляется необходимость что-то накидать текстом, то в этом реестре заводиться страница с key и summary из JIRA issue в названии (связь, как вы поняли, один к одному), а под ней уже складывается всё, что связанно с этой задачей.

Супер удобно искать рабочие заметки по инициативе. Особенно когда инициатива уже пол года как завершилась.

Вставленный JIRA issue на страницу автоматом линкует её и в самой JIRA. Супер удобно.

И всё?
Это базовый гигиенический минимум. А дальше, в зависимости от потребности, появляются новые реестры. Получается достаточно структурировано, масштабируемо и, как итог, эффективно.

#picture #thought