🤍Как модерировать встречи, чтобы все поняли, зачем собрались

Про бонусы модерации написали вчера, сегодня — инструкция, как выстроить процесс на встрече с модерацией, чтобы все вышли с ясностью в мыслях и делах. И книжный совет.

Большая часть пунктов покажется очевидной, но в этом вопросе как с зеленью: одно дело записать на подкорку очередной совет про зелёный салат, а другое — начать его есть три раза в день.

Инструкция:

(00) Договоритесь с собой, что вам правда важно всех услышать (даже если все сильно не правы) и выйти из встречи с ясностью в дальнейших шагах.

(0) Сообщить коллегам, что вы собираетесь вести встречу.

Чтобы для них не стало новостью, что у встречи есть ответственный, если такой привычки пока нет. Всё непривычное вызывает сопротивление, в ваших интересах его редуцировать.

(1) Заранее всем рассказать про повестку: на какой вопрос ищем ответ, у кого какая роль, если нужно что-то подготовить заранее — тоже про это сказать.

Идеально — положить всё это в описание встречи в календаре, если вы им пользуетесь. Туда же — ссылку, где созваниваемся, если дело онлайн.

(2) Правила встречи — перед глазами.

Тут зависит. Идеально, если у вас правило «не перебивать друг друга» и «не хамить» прописаны на уровне тон оф войс организации, и вам не нужно проговаривать их перед каждой встречей.

Но чем выше градус пафоса встречи (например, если это стратсессия), тем детальнее нужны правила. В том числе, «не перебивать», потому что активные обсуждения больших вопросов — дело азартное и соблазн «извини, я тебя перебью» велик.

(3) Цель встречи — перед глазами.

Её можно повесить на онлайн или физическую доску, чтобы она была перед глазами.

Идеально: проговорить/прописать «точку А» — с чем мы заходим во встречу и «точку Б» — с чем хотим выйти.

(4) Роль модератора — проговорить.

Если вы — заинтересованное лицо, то вести встречу и в роли модератора, и в роли участника — сложно. Решите для себя пределы этой роли и проговорите её с коллегами (например: «я хочу услышать мнение всех, но не буду учитывать каждое») в начале встречи.

Если это встреча с большой повесткой типа стратегии или ценностей организации, то лучше звать внешнего человека.

(5) Заметки, протокол, ИИ.

Договоритесь, кто ведёт заметки по ключевым темам (или кто вычитывает конспект ИИ) и в каком формате они попадут коллегам после. Идеально — если этот процесс у вас стандартный.

(6) Фреймворки

Если вас утомили встречи с голыми тезисами, найдите фреймворк, чтобы систематизировать принятие решений и развлечь коллег. Погуглить можно запросом «фреймворк для оценки рисков/чего угодно»

(7) Благодарность в конце и обещания.

Благодарите людей за их время и внимание. Пробегитесь по промежуточным итогам встречи, проговорите ещё раз, с чем вы зашли и с чем выходите, проговорите дальнейшие шаги («я пришлю вам списки задач», «поставлю следующую встречу на такой-то день»..) и сроки для них.

Хорошая встреча хороша ясностью.

Книжка с идеями — «Вопросы — это ответы» Хэла Грегерсена. Она не про модерацию, а про ценность вопросов и открытости в коммуникации. Это база!