В рамках арки подготовки данных к полноценной аналитике хочу на конкретном примере показать преимущества моего любимого инструмента для быстрой сборки данных при отсутствии DWH.
📍Как Power Query спасает от рутины: кейс с отчетом по сотрудникам.
*кейс придуман специально для поста, а потому прост и семантически наивен.

не POV, а рил: утро понедельника, ASAP запрос на ad-hoc отчёт по сотрудникам компании.
📋Задача:
Срочно подготовить сводный отчет за 2024 год по сотрудникам компании. Нужны данные:
• Подразделение
• ФИО сотрудника
• Должность
• Дата приема
• Количество детей
• Возраст детей
⏰Срок: 15 минут, скоро начнётся встреча для которой нужны данные.
📁Исходные данные:
• 11 ежемесячных файлов со списками сотрудников (разная структура)
• Отдельные файлы с информацией о детях (привязаны к физ.лицам)
Я осознанно не учитываю варианты перенастройки выгрузок из 1С или другой HRM-системы.

Варианты решения:
1️⃣Ручная обработка в Excel:
• Копирование данных: 88+ операций
• Маркировка тезок: ~2 действия
• Дублирование строк для сотрудников с 2+ детьми: ~33 действия
• Объединение данных через ВПР: 1 действие
• Очистка индексов: 2 действия
Итого: 126+ действий, ~32 минуты
2️⃣Excel с гиперссылками:
• Маркировка в исходных файлах: ~44 действия
• Сведение ФИО по месяцам
• ВПР с ПОИСКПОЗ: 66 действий
Итого: 110+ действий, ~28 минут
Как видите - усложнение формул нам сильно время не сэкономило. И проблему быстрой сборки ad-hoc отчётности не решило. Но решило проблему изменений в одном из файлов-источников.
3️⃣Power Query:
Подключение к папкам с файлами (2 действия)
Настройка образца файла для папки (2 действия)
Объединение файлов (2 действия)
Удаление лишних столбцов (1 действие)
Переименование столбцов (1 действие)
Слияние таблиц (1 действие)
Развертывание столбцов с данными о детях (2 действия)
Фильтрация и сортировка (2 действия)
Итого: 13 действий, ~13 минут
Для тех у кого не сошлась математика, одно действие в excel посчитано по нормативу в 15сек, в Query - по минуте

💡И что это такое получается?
Power Query не только экономит время, но и:
• Автоматизирует процесс
❗️Легко обновляется при изменении исходных данных
• Минимизирует ошибки
• Позволяет быстро адаптировать отчет под новые требования (ведь завтра может потребоваться добавить ещё несколько новых срезов, не так ли?)
При этом для освоения не сложнее формул excel и уж точно легче и оптимальнее чем сборка через VBA(макросы).

❔Вопросы к вам:
-В постах такого формата - есть ли потребность прикладывать примеры конкретных формул, файлов и текстов запросов?
-Если кто-то готов поделиться кейсами операционки с отчетами, рутина которых убивает желание жить - я готова в декабре на примере ваших кейсов сделать разбор. Разумеется, на обезличенных синтетических данных!
#HRTechV_tools