10 идей, как оптимизировать HR-бюджет

Сколько помню свою работу в операционном блоке HR – у нас постоянно была задача сэкономить 10-20% от бюджета. Делюсь самыми распространенными способами (но могу рассказать еще – мы с командами очень многое пробовали и придумывали)

1️⃣ Пересмотр договоров с поставщиками

Запросите коммерческие предложения у 3-5 поставщиков по каждой HR-услуге (обучение, подбор, аутсорсинг) - даже простое знание рынка может позволить получить скидку

💡 Пример: если у вас договор с кадровым агентством на 15% от годового дохода, попробуйте договориться на фиксированную сумму за закрытие вакансии (и разбейте эти суммы по категориям персонала)

2️⃣ Повышение эффективности подбора персонала

Попробуйте снизить зависимость от кадровых агентств и удешевите стоимость закрытия 1 вакансии

💡 Пример: внедрите реферальную программу, вложитесь в бренд работодателя и стажерские программы, начините SMM-рекрутинг, работайте с аутсорсерами-ИП за меньший %, откажитесь от платных объявлений на job-сайтах для позиций, которые легко закрываются по рекомендациям

3️⃣ Посмотрите критично на план найма

Проанализируйте какое количество вакансий в штатном расписании есть, какие вакансии из них отданы в подбор, как долго ведется поиск

💡 Пример: предложите сократить вакансии, которые не в работе у подбора + вакансии, которые не закрываются больше 3-6 месяцев

4️⃣ Анализ и оптимизация системы компенсаций и льгот

Соберите обратную связь от сотрудников о том, какие льготы им действительно важны + посмотрите обзоры рынка

Пример: возможно, страховка ДМС не так востребована, как гибкий график или возможность работать из дома, поэтому перераспределите бюджет в пользу более ценных для сотрудников опций. Также для разных категорий персонала вы можете внедрить разный кафетерий льгот

5️⃣ Оценка эффективности HR-программ

Посмотрите ROI (возврат инвестиций) по каждой HR-программе: какие программы приносят больше пользы – на них и делайте упор

💡 Пример: если корпоративные мероприятия не повышают вовлеченность сотрудников, откажитесь от них или пересмотрите формат

6️⃣ Аудит кадрового делопроизводства

Это самые неочевидный пункт до того момента, пока к вам не пришла трудовая инспекция. Регулярно проводите аудит кадровой документации, чтобы избежать штрафов за нарушения трудового законодательства

7️⃣ Перейдите на электронный документооборот

Максимально откажитесь от бумажного документооборота - переведите в электронный вид трудовые договоры, приказы, заявления и пр.

8️⃣ Максимально автоматизируйте – и повышайте свою эффективность

Внедрите HRIS или ATS, при этом не обязательно сразу покупать дорогую систему – например, вы можете начать с бесплатной пробной версии, open source решения или системы с оплатой по мере использования. Также на следующей неделе буду вам рассказывать про ИИ в HR

💡Пример: автоматизируйте отслеживание отпусков, оформление кадровых документов, онбординг новичков и пр.

9️⃣ Цифровизация обучения

Переведите максимум тренингов и семинаров в онлайн-формат

💡 Пример: создайте собственную базу знаний с обучающими видео, статьями и тестами, это позволит сократить расходы на внешних тренеров и командировки, аренду залов и пр.

1️⃣0️⃣ Аутсорсинг неосновных функций

Обсудите с бизнесом, какие функции не являются ключевыми для вашего бизнеса (например, ведение бухгалтерской и налоговой отчетности, переводы, подготовка презентаций и пр.). Аутсорсинг позволяет сократить расходы не только на зарплату штатных сотрудников, но затраты на налоги, оборудование и аренду офиса. Если с аутсорсингом не получается совсем, посмотрите на более дешевые локации - например, бухгалтерия в Нижнем Новгороде вместо Москвы

Расскажите в комментариях, какие способы наиболее эффективно работают у вас