Коммуникации при подготовке HR-бюджета или как облегчить себе жизнь

Одно из самых сложных в процессе бюджетирования – выстроить правильное взаимодействие с различными заинтересованными сторонами с минимальным «количеством касаний» - чтобы не ставить бесконечные встречи с одним и тем же количеством участников – но при этом обеспечить прозрачность и получить нужные согласования.

1️⃣ Этап. Подготовка понятных форм и шаблонов

Обычно мы делаем единый файл в Excel на примере численности (если у вас автоматизирован процесс – отдельные поздравления), который включает в себя:
⚡️ Инструкцию по заполнению, которая сэкономит ваше время и избавит от многочисленных уточнений
⚡️ Обоснование необходимости расходов: связь с бизнес-целями подразделения, конкретные результаты, ожидаемые от инвестиций. Обычно там ключевые метрики за 2025 год и план на 2026 (например, объем продаж, кол-во клиентов, кол-во сделок для подразделений, которые причастны к продажам; данные получаю от смежных функций) – на основе которых можно будет делать выводы о росте нашей производительности. Сюда же можно прикрутить метрики вроде EBITDA на человека, количество тонн на 1 человека, количество сделок и т.д. Данные по кол-ву людей должны автоматически подтягиваться в нужные ячейки со следующей вкладки
⚡️ Форма запроса на численность подразделений: основа текущее штатное расписание, но справа прикручиваем помесячное планирование (руководитель ставит единички – ФОТ автоматически считается) и возможность добавлять \ выводить штатные единицы с указанием месяца
⚡️ Форма для дополнительных запросов: обучение и т.д.

2️⃣ Этап. Письмо-коммуникация со сроками

Четкое и лаконичное письмо с шаблоном и указанием:
💡 Цели процесса бюджетирования: какой общий посыл на 2026 год (не забудьте про эффективность, повышение производительности, максимально правильное использование компетенций сотрудников, умный результат – напр., аутсорс, частичную занятость и пр.)
💡 Деталей и сроков предоставления информации - укажите крайние сроки предоставления заполненных форм, отправьте напоминания ближе к дедлайну
💡 Контактов для консультаций – ответственных за консультации по вопросам заполнения форм и бюджета в целом

3️⃣ Этап. Вводная встреча, объясняющая коммуникацию

Организуйте вводную онлайн-встречу с ключевыми заинтересованными сторонами (руководителями подразделений, финансами и т.д.). Обязательно проговорите цели процесса бюджетирования, логику формирования, обзор форм и шаблонов для заполнения. Запишите встречу и предоставьте запись всем участникам для возможности повторного просмотра.

4️⃣ Этап. Встречи-сверки

Обязательно делайте встречи с основными стейкхолдерами согласно план-графику. Например, с руководителями подразделений:
↗️ С каждым отдельно обсудите обоснованность запрошенных бюджетов, посмотрите возможности для оптимизации, выявите потенциальные расхождения и пр.
↗️ Сделайте общий просмотр консолидированных цифр с экономистами, обязательно учитывайте не только чистый бюджет HR, но и его связку с остальными бизнес-показателями
↗️ Проведите совместно с экономистами встречу-сверку с директорами (ГД-1 для подготовки ко встрече с ГД)

Завтра расскажу, как готовиться к первой встрече по защите консолидированного бюджета 🐈‍⬛