12 шагов от нуля до автоматизации (часть 1)
С чего начать? От меня обычно ждут, что я скажу: «Вот, скачайте мой шаблон». Но шаблон — это только 50%. Вторые 50% — процессы (кто вносит данные, откуда берёт цифры, с чем сверяет).
Чтобы упростить вам внедрение всех процессов, поделюсь с вами алгоритмом, по которому мы работаем сами.
Не забудьте сохранить себе пост в Избранное!
➡️ Шаг 0 — диагностика и план
Этот шаг пропускают чаще всего, но он самый важный. Наша задача — понять, что у нас уже есть и в чем проблема прямо сейчас.
Иначе потом мы полгода будем внедрять красивый баланс, а у собственника горит вопрос масштабирования.
Чтобы не двигаться в разные стороны, на этом шаге нам нужен отчёт о текущем состоянии и карта работ с вариантами (например, сделать поПроЩе и побыстрее, закрыв ключевые проблемы, или идти в полноформатное внедрение на 4–6 месяцев).
Тут же выбираем стек. Можно всё собрать в гугл-документах. Можно связку: ПланФакт, МойСклад, 1С — и склеить всё это через Claude. Можно сразу заходить в серьезный сервис.
➡️ Шаг 1 — ДДС
Он же кэшфлоу, он же CF. Берём выписку по счёту, разносим по статьям, формируем справочник статей, чтобы сравнивать периоды.
А дальше развилка ✨
Если вы микро- или малый бизнес, дебиторки нет, НДС нет, всё идёт через безнал, можно остановиться прямо здесь. Один ДДС с хорошим дашбордом закроет вам 70–90% вопросов по финансам, всю картину вы получите за неделю. Примерно 30% бизнесов все остальное (то есть наши пункты 2-11) просто ни к чему. Прочие, коих большинство, едут дальше.
➡️ Шаг 2 — ОПиУ
Используем метод начисления. Определяем структуру доходов и расходов под специфику, как разносим расходы, как собирается правильная прибыль, как хотим видеть маржинальность в разрезе направлений, проектов, ЦФО.
Структуру ОПиУ стараемся держать максимально близкой к структуре ДДС.
Работы тут больше, чем кажется: нужны правила и хорошая методология (как актируются работы с клиентами, к каким периодам относить платежи и так далее).
➡️ Шаг 3 — управленческий баланс
Создаём форму, переносим остатки: деньги, склад, оборудование, долги. Ищем расхождения, сводим в ноль, чтобы из месяца в месяц рождался правильный срез по активам и пассивам.
Это у нас самый трудоёмкий блок из трёх. Если компания раньше вообще ничего не вела, а есть и запасы, и дебиторка, и деньги, вытащить полностью данные не особо просто.
Облегчённый вариант — маленькая табличка, куда цифры вбиваем руками, а дальше по ходу дополняем фактурой.
И это я описал только 4 из 12 шагов))
Продолжу в следующем посте, а пока ставьте огни, если интересно!
Exchequer