Чек-лист для подготовки к командной встрече

В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали. Предлагаю чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату

1. Тема встречи и ожидаемый результат

🟢 Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
🟢 Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
🟢 Какой опыт подобных встреч поможет достижению результата, а какой — затруднит?

2. Расписание мероприятия

🟢 В каком формате должно быть расписание?
🟢 Кто отвечает за его подготовку и распространение?
🟢 Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?

3. Тайминг

🟢 Как долго должна продлиться встреча?
🟢 Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
🟢 Как часто нужно проводить встречи?
🟢 Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
🟢 В какое время лучше запланировать перерывы?

4. Участники

🟢 Кто должен участвовать?
🟢 Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
🟢 Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?

5. Распределение ролей

🟢 Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.

6. Ясное понимание ролей

🟢 Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?

7. Помещение
🟢 Где географически будет происходить встреча?
🟢 Какую среду нужно создать для комфортной работы?
🟢 Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
🟢 Какие технические средства и оборудование необходимы?
🟢 Есть ли вентиляция, зона для кофе-брейков, доступ к воде?

8. Дополнительные материалы

🟢 Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т. д.) и кто будет отвечать за его подготовку?

9. Метод оценки

🟢 Как вы будете оценивать эту встречу с точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз? Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т. п.