ПРО ОТЧЁТЫ

Мы всю жизнь пишем отчеты клиентам.

Это важная точка нашего взаимодействия: мы сделали кусок работы по проекту, нам заплатили, мы написали отчёт.

Если проект небольшой, вроде телеграм-канала, отчёт занимает странички три. Если проект крупный, то может и все сорок — там написано, что мы делали, что было главным, какие есть проблемы, плюс куча скриншотов, аналитики, и всего остального.

Изначально отчёты придумывались для того, чтобы клиент не мог сказать, что не понимает, за что нам платит — потому что такое бывало в клиентском бизнесе. Но это не единственная и не главная его функция.

Во-первых, отчёт это точка контроля: фиксация сделанного, описание проблем, наши рекомендации и план действий.
Во-вторых, это основа для дальнейшего разговора. Если проект достаточно зрелый и в нём поставлены процессы планирования, то раз в месяц мы встречаемся и обсуждаем, что было, что будет, чем сердце успокоится и где мы по отношению к желаемым результатам. И отчёт в этом процессе — материал для работы.
В-третьих, это важная точка сборки для менеджера проекта и руководителя, потому что в отчёте отражена работа всей команды, и он позволяет в том числе мне, как руководителю компании, посмотреть на проект сверху. Необходимый инструмент, чтобы вынырнуть из текучки и увидеть, что можно улучшить, а для команды — упражнение в рефлексии, чтобы оценить свою работу.

Но в какой-то момент мы обнаружили, что некоторые клиенты наши отчеты не читают. Потому что им недосуг, потому что отчёты очень большие, потому что их неудобно читать с айфона — по множеству причин.
А у нас довольно много времени уходит на то, чтобы их писать — это вообще-то отдельная работа.

Отказываться от отчётов мы не будем, потому что это наш профессиональный стандарт. Я 25 лет это делаю, и до сих пор считаю, что так правильно. Но вот в чём вопрос: форма отчёта, которой мы пользуемся, существует в неизменном виде очень много лет. В ней три части: первая часть это план-факт, что запланировано и что сделано, вторая часть — дашборд со всеми цифрами, которые есть в проекте, и третья часть — аналитика.
И сейчас мы пытаемся перепридумать эту форму, заново изобрести, как она должна быть устроена, чтобы, с одной стороны, помогала нам решать наши задачи, а с другой стороны, чтобы клиент мог найти в ней ответ на вопрос, всё ли мы сделали, что должны были сделать, и получил бы материал для дальнейшего развития своего проекта.

Про себя лично могу сказать, что я никогда в жизни не пользовалась никакими готовыми формами, даже для пресс-релиза — когда мне нужно было писать пресс-релиз, я придумывала его от начала и до конца, мне никто не показывал, каким он должен быть. Я всегда считала, что эти формы, которыми все пользуются, обмениваются, нагугливают и показывают в рилсах — их кто-то придумал для какой-то своей конкретной цели, и в вашем случае они будут работать только до тех пор, пока будут работать, а потом перестанут. И если вы захотите их переделать, вам важно понимать, для чего это нужно.

Если вам интересна и "откликается" эта тема, можем устроить митап и поговорить. Пишите в личку: @kmaka, наберется 5 человек - выберем время