Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

Новая тенденция - «расчленение» больших проектов на несколько агентств с целью сэкономить, вносит суматоху и много препятствий в процесс подготовки 🫠 Но это наша новая реальность, к которой придется адаптироваться. Я начала фиксировать основные «подводные камни», чтобы процесс адаптации проходил легче и быстрее.

⭐️ Арт-дирекшн и производство декора тесно связаны и их нельзя разделять. Иначе времени, сил и денег на уточнение разных деталей уйдет гораздо больше, чем было запланировано.

⭐️ Если в самом начале двум или более продюсерам из разных агентств не проговорить очень четко каждый шаг подготовки, можно оказаться в финале чемпионата по игре Hot Potato, в котором, как известно, побеждает хитрость и предприимчивость. Только вот предприимчивость направлена не на блестящую реализацию, а на уменьшение списка задач конкретной команды. То есть приоритеты оказываются расставлены, мягко говоря, неверно.

⭐️ В гонке за бюджет решает скорость. Мы все с вами знаем, что смета проекта растет в среднем на 5-10% от тендерной суммы в процессе подготовки. Так вот когда исполнителей несколько, увеличение с большей вероятностью согласуется тем, кто раньше прислал апдейт сметы с аргументацией.

❓Что еще заметили?

Фуршет после премьеры. Россия vs Европа.

Придумала новую рубрику #наблюденияивентпродюсера 📒 я часто и на многое смотрю через призму профессии. Проф деформация, как говориться. Буду собирать по тегу свои заметки.

Каждый раз, когда я приезжаю к мужу на премьеры в европейские оперные театры, ловлю одно и то же ощущение удивления — как по-разному устроены фуршеты после премьерных спектаклей. Причём география не имеет значения: Берлин, Вена, Бонн, Дюссельдорф, Лион — сценарий плюс-минус одинаковый.

📍 В Москве, как правило, всё предсказуемо и комфортно: вкусный фуршет, достаточное количество алкоголя и нормальные фуршетные линии. Люди спокойно общаются, поздравляют друг друга, никто ни за что не дерётся.

📍 В Европе — обычно всё довольно аскетично: немного закусок и одна барная стойка на всех. И к ним одновременно ломится вся команд, а это обычно 100+ человек.

Самым запоминающимся был фуршет после премьеры в Лионе. В центре зала поставили два стола с закусками и… огородили их лентами. После официальных речей режиссёра и дирижера ленту торжественно открыли, и проголодавшаяся команда реально рванула за едой.
Это было довольно кринжово.

🤩 Выводов у меня нет. Просто каждый раз думаю: ивент везде.

P.S. - чуть позже напишу про фуршет после премьеры в Ла Скала. Спойлер: там было примерно то же самое.

С опытом в профессии приходит странная вещь — что-то вроде профессионального цинизма. Не в плохом смысле, а скорее в виде спокойствия по отношению к деталям, которые не являются смыслообразующими для мероприятия.

Я всё чаще ловлю себя на том, что понимаю: гости не замечают цвет ленточки, оценивают стулья по принципу «удобно / неудобно», а размер цветка в букете редко влияет на общее ощущение от вечера.

И тут возникает разрыв.
Потому что клиент — особенно если он в ивенте недавно — очень старается. Ему важно всё. От расположения логотипа на блокноте до оттенка салфетки. Иногда под это собираются целые совещания, и я в этот момент думаю: «это ведь не про качество события, это про тревожность».

А ещё есть агентства. Которые тоже очень стараются удержать клиента — особенно сейчас, в такой плотной конкурентной борьбе. И тогда внимание к деталям усиливается вдвойне. Продюсеру предлагается быть внимательным буквально к каждому гвоздику.
🫠
Для меня идеальный сценарий — когда клиент приходит с доверием и говорит:

«Я пригласил вас как экспертов, сделайте классно».

Тогда детали остаются важными, но не требуют внимания сверх меры.

Но и клиенту, и агентству иногда важно поговорить про мелочи. Проговорить, уточнить, обсудить. Часто это не столько про результат, сколько про ощущение контроля и спокойствия в процессе.

Интересно, как вы это чувствуете — что в ивенте для вас действительно важно, а что — просто способ немного успокоиться в процессе? 🤔

Этим роликом я хочу сказать Спасибо 💭 2025 году. В него вошли далеко не все работы прошлого года.
Но я каждый раз когда смотрю подборку за год, заново влюбляюсь в ивент 😍

На днях случилось опять мое любимое.
Когда клиент говорит:

«Через вординг должно быть харт тачинг»

что он имеет ввиду?
Поупражняемся в красноречии? 😝

Почти год назад я написала отличный пост про то, как совмещать путешествия и работу.

Я его перечитываю переодически, чтобы напомнить себе, что

УСПЕВАТЬ НЕ ВСЕ - НОРМАЛЬНО

Сейчас особенно актуально, когда за окном море и пальмы, а рядом 5 пар любимых глаз 🙂

Почитайте и вы. Вдруг пригодиться 😝

Как приручить драконов

— письмо о том, как работать с арт‑директорами и дизайнерами от Кати Бородиной (креативного директора из артов, автора курса для арт-директоров в mads, члена жюри g8, ADCR, Silver Mercury)

Есть миф, что арт‑директора или дизайнеры — это драконы: сидят в своей пещере, оторваны от мира, и в случае непонимания выжигают всё вокруг огнём скепсиса. Отчасти это правда: мы действительно не любим, когда нас трогают, особенно без ТЗ и без смысла. На самом деле мы очень включены в процесс: идею, проект и макеты — становятся частью нас и нашей личности. Поэтому так больно принимать комментарии (кажется, что комментируют лично тебя). А вот если коммуникация с проектной командой точная, живая и уважительная — возникает настоящая магия.

Так создать магию?

🔹 Доверие и принятие
Если вы выбрали арт‑директора/дизайнера, доверьтесь ему. Его зона ответственности — визуальная концепция и идеи в проекте. Он фокусируется на визуальной стороне проекта и следит за тем, чтобы творческая концепция была реализована. Дайте ему свободу для поиска решений

🔹 Вопросы вместо директив
Вместо «сделай лого больше» или «что-то бледновато» попробуйте: «Как нам сделать бренд заметнее?». Вопросы помогают понять идею, а не навязывают свой микроменеджмент. Критикуйте смысл, а не визуальные ходы — арт‑директора сами предложат техническое решение.

🔹 Продукт менеджера — ясность
Качественное ТЗ и понятные договорённости — лучший подарок дизайн-команде. Арт‑директор работает с визуалом, но вникать в реальные цели должен менеджер. Только после того как вы вместе разобрались в задачах, арт‑директор может создать визуальную идею.

🔹 Четкий пайплайн и тайминг
Планируйте этапы вместе. Пусть арт‑директор предложит порядок работ и сроки, исходя из опыта и возможностей команды. А вы скорректируете, чтобы всё совпало с общими дедлайнами. У каждого этапа — своё место и оно должно быть понятно всей команде: бриф, мозговой штурм, референсы, концепт, правки, финал.

Еще подробнее, например, о том как давать комментарии, можно узнать тут

Я пишу о работе с дизайнерами и арт-директорами, и многом другом в своём канале «Арт-директор очей твоих» — про визуал, смысл, командную работу и профессии будущего. Канал — для тех, кто работает с дизайном, придумывает идеи или просто хочет глубже понимать, как работают специалисты в визуале и рождаются красивые, рабочие проекты.

Если чувствуешь, что наш диалог может продолжиться — буду рада видеть тебя там.

— Катя Бородина,
арт‑директор очей твоих (и иногда приручаю драконов)

Жизнь в ивенте сводит меня с разными людьми, и у каждого есть чему поучиться.
Я познакомилась с Катей Бородиной в стенах агентсва N:OW 5 лет назад, и все эо время с удовольствием наблюдаю за ее полетом в мире артдирекшна. Мы дружим, болтаем про собак, ходим на выставки и, конечно, обсуждаем рабочие процессы. Я с позиции продюсера, а Катя - команды креатива 📒

В ходе такой дискуссии и родилась идея обменяться взглядами в наших ТГК. Я, как обычно, еще мариную свой текст, а вот Катино письмо уже готово. И оно очень полезное, если вы часто работаете с креативом и иногда чувствуете, что никак не можете их приручить 😢

Значит новости такие:
- готовим красивый международный проект с Bizarre. Я офигела от количества зумов в день, но будет красота ✨
- отстригла волосы. Захотелось обновления срочно 💋
- готовим стенд для любимого клиента. Я пропущу саму выставку, но прорабатывать детали, придумывать, как сделать обычное необычным и красивым мне очень нравится 💞
- завтра переместимся с семьей в теплые края на недельку. У меня язык не поворачивается назвать это «отпуском», но работать я буду точно с более приятным видом, чем московские февральские 50 оттенков серого 🏖

А как у вас?

«Царская невеста» в Новой опере (режиссер Е. Писарев) - это очень красивый спектакль под музыку Римского-Корсакова.
Такое эстетичное замедление в бурлящей Москве.

Я не имею привычки фотографировать во время спектакля (хотя очень хотелось), но знаю у кого попросить фотографии ;)

Сын спросил меня недавно какое максимальное количество зумов в день у меня было. Я поняла, что доходило до 12, но вот сколько из них было эффективных за этот день? 👀Это вопрос.

Ввожу новую привычку: не менее 30 мин перерыва между звонками. Чтобы как минимум можно было структурировать, в тч в голове, все, что обсудили. Как максимум - перекусить и собаку обнять. Это иногда даже важнее, чем зум.

В выходные тянет на откровения.

На 2026й год есть еще одна важная цель: пересмотреть свои отношения с едой. В прошлом году у меня было беспрецедентно много тренировок. Что-то около 350. Я почти нон-стоп занималась, но вес в конце декабря 25го года почти не отличается от 24го 🤔разница в 2 кг. Очевидно, что дело в питании. И не просто в питании, дело в сладком, которое я никак не могу сократить.

Я могу не пить алкоголь и/или мясо, тренироваться каждый день, вставать на рассвете, стоять на гвоздях по часу и многое другое. Я вообще человек - челлендж. Но сладкое - это моя настоящая слабость 🧁 В 2026м я буду стараться с ней договориться.

Пожелайте мне удачи и поделитесь в комментах своими методами превращения слабостей в силу 🙌

Как человек, который в 80% случаев лидирует зум встречи, меня почти задевают выключенные камеры на рабочих встречах. Вы не представляете, как тяжело вести встречу на 6-10-15+ человек, когда почти у всех в лучшем случает аватарка😕

Ведение встречи - это искусство управлять временем, вниманием и настроением. И внимательные глаза, живая реакция и уточняющие вопросы или комментарии помогают понять, что время и силы ведущего встречи потрачены не зря.

Речь исключительно про рабочие встречи, где важна активность каждого. Если вы пришли фоном послушать разговор, просто чтобы быть в курсе дела, камеру можно не включать.

На внутреннем статусе, если вы не можете быть с камерой все время, стоит предупредить об этом, и включить ее в момент обсуждения вашего блока. Для меня это вполне рабочий вариант.

Вот такое пятничное, наболевшее 🥂

Собиралась написать пост-ворчание, но решила сначала у вас кое-что спросить

Поддалась искушению и собрала картинки «знаменитость - торт - цитата - эстетика» 🔥
А у вас что получилось?

Кто-то называет его «митинг репорт», кто-то «протокол встречи», я пишу обычно «вот, что обсудили на встрече (дата):» 👩‍💻

Как бы мы их не называли , а заметки на рабочих встречах важно не только вести, но и структурировать после встречи. «Причесать» и отправить в чаты, внутренний и с клиентом.

Несколько правил, основанных на опыте и боли:

⏺Важно рассортировать заметки по блокам задач (например, «техника», «программа», «кейтеринг», «дизайн», etc).

⏺Во внутреннем чате после названия каждого блока тегаем ответственного. Так команда понимает, что именно ей/ему читать. Как правило, сообщения без тегов игнорируются с мыслью «это наверное не мне».

⏺Заметки важно собирать так, чтобы сообщение можно было продублировать в оба чата без траты времени на переписывание.
Пример:
«Меню говно. Переделать» - 👎
«Обновить меню по комментариям» - 👍

⏺Задача/мысль должна быть сформулирована так, чтобы каждому читающему было понятно.
«Интро - ярко» - 👎
«Поменять цвет в интро, добавить яркости.» - 👍

⏺Выберите одну форму глагола в заметках и используйте ее по всей длине сообщения.
Пример:
«Обновить сетап сцены. Придумаем новый кВ на вечернюю часть.» - 👎
Или «обновить, придумать», или «обновляем, придумываем»

⏺Избегайте канцеляризмов, они бесят.
Пример:
«Использовать данный текст для приветствия». - 👎
Пишите так, как говорите.

⏺Визуальное оформление заметки не менее важно. Вам же не нравится читать лонгриды в ТГК без разделения на блоки? Вот и никому не нравится.

Еще немного 🤓 правил:

⏺Если вы форматируете название одного блока (например выделяете жирным «Дизайн»), форматируйте каждый.

⏺Если вы ставите двоеточие после названия блока («Дизайн:»), ставьте после каждого.

⏺Если вы делаете двойной отступ блоков друг от друга, делайте везде одинаково.

Да, это звучит душновато (я даже не уверена, что вы дочитали до сих пор, если да, поставьте 🔥), но плохо оформленное сообщение выглядит неряшливо и сказывается на репутации (не только вашей, но и агентства)
Если уж меня это бесит, то что происходит с перфекционистами? Страшно представить.

Ну и напоследок. Аккуратно добавленные эмодзи в текст тоже могут добавить очков.

Короче, заметки со встречи - это целое искусство. Я пока за этот текст не села, не осознавала этого 😅

#полезноепроивент
Eat, sleep, event, repeat.