Что делать, если завалило встречами?

Вчера проводил 1на1 с сотрудником. Половину встречи уделили вопросу управления временем. Специалист растет, берет на себя все больше ответственности — это здорово. Но вместе с ответственностью рабочий график начинает напоминать лоскутное одеяло — практически каждый день состоит из череды раскиданных по дню встреч, звонков, в промежутках между которыми нужно еще и собственную работу работать.

Такой метод работы у меня показал крайнюю неэффективность. Многие задачи требуют сконцентрированной и непрерывной работы на протяжении нескольких часов. Кроме этого, на переключение между задачами тоже тратится время и, что важнее, — ресурс (или “мыслетопливо”, как называет его Макс Дорофеев в своих Джедайских техниках).

Что в итоге сделал я? Внутри каждого дня у меня есть защищённые слоты времени для собственных дел (на скриншоте они зеленым отмечены). Сделано это для того, чтобы ни я, ни мои коллеги, не ставили встреч на это время и я мог спокойно сосредоточиться. Да, я иногда хулиганю и жертвую своим временем. Но стараюсь это делать крайне редко и в исключительных случаях.

Похожий эксперимент мы сейчас в Студии проводим и для рабочих групп. Обычно на проект собирается команда специалистов из общего пула ресурсов. В итоге, программист может за день поработать с 3-4 руководителями проектов над 5-6 проектами, уделив каждому по часу (и это в лучшем случае).

В июле мы сформировали первую защищенную команду. Мы называем это “кластером”. Это стабильная команда, собранная для работы над одним или несколькими (но одними и теми же) проектами. Эксперимент мы только начали — я надеюсь, что вовлеченность и производительность этой группы будет выше за счет того, что ребята буду тратить меньше ресурса на постоянное переключение между задачами.

Раньше писал еще об одном приеме из моего арсенала — ведении списка дел. Почитайте, если актуально. А вообще, об эффективном управлении личным временем многое можно узнать у все того же Максима Дорофеева. Вот довольно старый, но всё еще полезный его вебинар, пересказывающий основные мысли книги “Джедайские техники”.

Если показалось полезным — перешлите своему товарищу, вечно заваленному делами. Надеюсь, высвободит ему немного времени и ресурса.