Как мы решили поменять финансовую платформу

Продолжаю цикл постов про наши факапы, теперь вот про управление финансами.

В прошлом году мы наняли хеда на FPnA, основная задача которого была в том, чтобы улучшить сбор всех финансовых данных для построения всего набора финансовых отчетов. Первым его предложением было сменить платформу учета, тк текущая, по его исследованиям, не позволяла быстро осуществить задуманное, и что, мол, из коробки есть лучше.

Здесь стоит пояснить, как у нас до этого строился финансовый учет. Мы изначально делили бухгалтерию и управленку на разные бизнес-процессы и разный софт. За бух, естественно, отвечал 1С, а за управленку — QuickBooks. Почему так? Ну, во-первых, 1с — говно. А во-вторых, QB реально круто решает почти все задачи по ведению управленческого финансового учета:

— Это облачная платформа. Стоит $60 и буквально за один день можно настроить там все, что надо.

— Это бухгалтерская платформа — там есть все, чтобы реализовать абсолютно любую бухгалтерскую операцию.

— QB — это чисто база. Если вам нужны допы: там есть Marketplace, в котором так же есть все, что вам необходимо. Да-да, концептуально это как Figma или Slack, к которым есть куча наворотов, за счет чего можно реализовать любой бизнес процесс почти из коробки.

— Там есть API, если нужен какой-то кастомный процесс, например, из российских банков загрузить выписки или из CRM перенести заказы. При этом — API здорового человека.

— Для аналитики и репортов есть классные инструменты типа FathomApp или Syft.

Но что важно, QB без аддонов в эксельной сравнительной таблице проиграет любой российской финансовой платформе, где все работает из коробки. В общем, я повелся на эти доводы и спустил на тормозах. Не хотел я тратить время на изучения. Знаете лучше меня — делайте.

Что в итоге? Мы выбрали Финансист. И полгода жили без баланса, тк в этой системе он даже не предусмотрен. А баланс делался вручную и, конечно, с большой погрешностью. Весь выхлоп от такой интеграции — выписки сразу прилетали в Финансист из 1c, чего у нас не было в QB (и что можно было сделать тупо через скрипты и API).

В январе я сел изучать Финансист и понял, что это не более чем аддон к 1С (правда, с человеческим лицом) и как самостоятельная платформа учета не может быть использована. То есть, если весь учет уже ведется в 1с, то такой сетап, может, и ок. В нашем случае есть еще зарубежный контур, который ну никак в 1с не влезал.

В итоге мы за пару месяцев перевели весь учет обратно на QB, а качестве фронт-системы используем Syft. Цена вопроса на софт — $150 в месяц. Для связки с другими системами типа клиент-банки и CRM мы решили разработать несколько скриптов (правда, вопрос с CRM у нас немного затянулся хахаха).

Почему мы потеряли деньги на неправильном внедрении?

→ У меня пропали метрики, которые были важны для управления дебиторкой и кредиторкой.
→ Пропала управляемость не только у меня, но и всего финдепартамента.
→ Форма отчетности была насколько скудной, что ей нельзя было пользоваться, а часть бизнес-процессов все равно жила в Excel.
→ Потеря управляемости на масштабировании привела к перерасходу бюджетов.
→ В целом нагрузка на отдел увеличилась.

Что общего в кейсах с CRM и финучетом? Я бы сказал так: одно лечим — другое калечим. Нам казалось, что наши прошлые наработки уже устарели, надо двигаться дальше. А по факту надо было эволюционно развивать то, что было.