Кобракова | Управляемый бизнес

‼️У кого IPhone обратите внимание‼️

📊 Кейс: почему система не работает (хотя всё настроено)

Хочу поделиться наблюдением из практики.

Мы внедряем системы регулярно.
И на старте у большинства компаний примерно одинаковая ситуация:

— хаос в задачах
— часть информации в чатах
— часть в голове
— нет прозрачности по клиентам и загрузке

Дальше мы выстраиваем процессы, настраиваем Битрикс24, фиксируем роли, автоматизируем задачи.
И вот здесь начинается самое интересное.

Есть два сценария.

Первый.
Собственник и команда реально включаются в процесс.

Разбираются, задают вопросы, начинают работать по системе.
Пусть не идеально, но регулярно.

Через 1–2 месяца картина меняется:

▪️ появляется прозрачность по задачам и клиентам
▪️ снижается количество ошибок
▪️ команда работает спокойнее
▪️ уходит постоянное «держу всё в голове»
▪️ становится видно, где узкие места

И самое главное — появляется управляемость.

Второй сценарий.
Систему внедрили.

Но дальше:
— «мы потом разберёмся»
— «пока работаем как раньше»
— «сейчас не до этого»

И по факту ничего не меняется.
Система есть.
Но она не используется.

И через время возникает вопрос:
«Почему не работает?»

Ключевой момент здесь очень простой.
Система сама по себе не даёт результат.

Результат даёт только связка:

👉 система + регулярная работа в ней

Очень важное наблюдение из практики.
Даже неидеальная система даёт результат, если в ней работают.
Идеально настроенная система не даёт ничего, если она «лежит».

✨ Вывод
Автоматизация — это не волшебная кнопка.
Это инструмент.

И он начинает работать только тогда, когда:
▪️ выстроены процессы
▪️ команда понимает логику
▪️ собственник включён в управление
▪️ система используется каждый день

💬 Напишите честно в комментариях:
у вас система реально используется в работе или больше «настроена, но не внедрена»?

🔄 Клиенту продали. А дальше что?

Продолжаю разбирать схему построения системы аутсорсинговой компании.

Сегодня хочу затронуть один из самых важных блоков — ввод клиента в работу и старт сопровождения.

Очень часто продажа проходит хорошо.
Клиент согласован, договор подписан, оплата получена.

И кажется, что самое сложное уже позади.
Но именно в этот момент у многих компаний начинается хаос.

Что я часто вижу на практике?

Клиента передали в работу «на словах».
Менеджер написал бухгалтеру в чат.

Часть информации в договоре, часть в переписке, часть просто держится в голове.

И дальше начинаются проблемы:
▪️ не запросили доступы
▪️ не уточнили систему налогообложения
▪️ забыли про зарплатный блок
▪️ не зафиксировали сроки
▪️ команда работает по догадкам

В итоге уже на старте создаётся риск ошибок.

А дальше эти ошибки тянутся весь период сопровождения.

У клиента обязательно должен быть отдельный этап ввода в работу.

Это не формальность.

Это этап, на котором фиксируется всё, что нужно для качественного сопровождения.

Например:
▪️ реквизиты
▪️ форма собственности
▪️ система налогообложения
▪️ наличие сотрудников и даты выплаты зарплаты
▪️ доступы в банк
▪️ доступы в 1С и ЭДО
▪️ ответственные по каждому участку

И здесь критически важен единый чек-лист.

Не так, что каждый сотрудник делает по-своему.

А единая логика:
что нужно запросить
что проверить
что должно быть сделано до передачи в основную работу

Мой принцип очень простой:

если этап ввода клиента не выстроен, ошибки будут сопровождать вас весь срок работы с ним.

Потому что фундамент заложен неправильно.

Сильная система начинается не с отчётности.
Она начинается с правильного старта клиента.

Именно здесь закладывается качество сервиса, спокойствие команды и доверие клиента.

💬 Напишите в комментариях:
у вас есть отдельный этап ввода клиента в работу или пока всё передаётся в чатах и на словах?

#система

Приглашаю на мероприятие наших партнеров.
Регистрация по ссылке

https://golden-rule.bitrix24site.ru/crm_form_p22jm/

📥 Почему проблема не всегда в количестве заявок

Продолжаю разбирать схему построения системы аутсорсинговой компании, которую мы обсуждали на прошлой четверговой бизнес-встрече Ассоциации.

Сегодня — первый блок.

Продажи и входящий поток.
Очень часто собственник говорит:
«Клиентов мало»
«Нет входящих заявок»
«Нужно срочно усиливать маркетинг»

Но когда начинаем смотреть глубже, оказывается, что проблема не во входящем потоке.

Проблема в том, что часть клиентов уже теряется внутри.

📌 С чего нужно начать

Первый вопрос, который я всегда задаю:
откуда сейчас приходят клиенты?
Не «в целом», а по факту.

Например:
▪️ рекомендации
▪️ Авито
▪️ личный бренд
▪️ мероприятия / бизнес клубы
▪️ соцсети
▪️ действующая база

Очень важно понимать, какой канал реально даёт результат.

📌 Второй вопрос — что происходит с заявкой дальше

Вот здесь чаще всего и начинаются потери.
Клиент написал.

А дальше:
— ответили не сразу
— не зафиксировали контакт
— не назначили следующий шаг
— забыли вернуться
— не сделали КП в срок

И всё.
Клиент ушёл.

💡 Очень важная мысль

Часто кажется, что проблема в отсутствии клиентов.

Но по факту бизнес теряет уже тех, кто пришёл.
И собственник продолжает искать новые заявки, не закрыв дырки в процессе продаж.

📊 Что должно быть в системе

У вас должно быть видно:
▪️ сколько входящих заявок за неделю / месяц
▪️ откуда они пришли
▪️ сколько дошли до договора
▪️ на каком этапе происходят потери

Без этого невозможно управлять продажами.

⚙️ Что я рекомендую

Даже если у вас небольшой поток, уже сейчас важно выстроить:
▪️ фиксацию всех обращений
▪️ этапы работы с лидом
▪️ ответственного
▪️ сроки ответа
▪️ следующий шаг

Лучше простая система, чем работа «на памяти».

✨ Вывод

Рост бизнеса начинается не с большего количества лидов.

Он начинается с того, что вы перестаёте терять уже входящих клиентов.

💬 Напишите в комментариях:
вы знаете, на каком этапе у вас чаще всего теряются клиенты?

Это очень полезный вопрос для самодиагностики.

#система

Последние месяцы очень много общаюсь с собственниками бухгалтерских компаний и всё чаще слышу одно и то же:

«всё держится на мне»
«без меня ничего не двигается»
«автоматизацию пробовали, но стало только сложнее»
«сотрудники постоянно возвращают вопросы»
«я не выхожу из операционки»

И, честно, в большинстве случаев проблема не в самой системе и даже не в Битрикс24 и уже тем более не в интеграторе.

Проблема в том, что процессы внутри компании ещё не выстроены так, чтобы их можно было качественно автоматизировать.

Если идти в настройку без подготовки, это почти всегда приводит к:
— бесконечным доработкам
— переделкам
— потере времени
— лишним затратам
— ещё большему хаосу

Именно поэтому я запускаю новый личный формат работы:

системная диагностика бухгалтерской компании перед автоматизацией

Это глубокая работа со мной, где мы вместе разбираем:

— где бизнес завязан лично на собственнике
— какие есть слепые зоны в ролях и процессах
— где происходят разрывы и потери
— что мешает выйти из операционки
— что нужно выстроить до автоматизации
— как избежать дорогих переделок

По итогам вы получаете:

✔ карту слепых зон бизнеса
✔ визуальную схему системы компании
✔ карту ролей и процессных разрывов
✔ рекомендации по делегированию
✔ план подготовки к автоматизации
✔ план действий на 30 / 60 / 90 дней

Если чувствуете, что пора навести порядок и выстроить систему без хаоса — напишите мне в личные сообщения слово СИСТЕМА

В этом месяце возьму еще 3 компании в пилот.

🧩 Из чего на самом деле строится система аутсорсинговой компании

На встрече я делилась схемой структуры построения системы и хочу разобрать её здесь по частям.

Очень часто слово «система» звучит красиво, но остаётся слишком абстрактным.

Для меня система — это не CRM и не просто набор регламентов.

Система — это когда бизнес работает не только за счёт собственника.

Когда процессы не держатся в голове.

Когда команда понимает:

▪️ что делать
▪️ в какой срок
▪️ кто за что отвечает
▪️ какой должен быть результат

🔹 1. Продажи и входящий поток

С этого начинается всё.

Важно понимать:

▪️ откуда приходят клиенты
▪️ какой минимальный чек вам интересен
▪️ как быстро обрабатываются заявки
▪️ на каком этапе теряются лиды

Очень часто проблема не в количестве обращений, а в том, что часть клиентов теряется уже на входе.

🔹 2. Оказание услуги

Вот здесь чаще всего и начинается хаос.

Клиента взяли в работу, а дальше:

— часть задач в чатах
— часть в голове
— часть на словах

И собственник снова оказывается в центре всех процессов.

Поэтому оказание услуги должно быть разложено:

▪️ по этапам
▪️ по ролям
▪️ по срокам
▪️ по точкам контроля

🔹 3. Команда и роли

Очень важно видеть не просто сотрудников, а роли внутри системы.

Кто отвечает за:

▪️ продажи
▪️ сопровождение
▪️ клиентский сервис
▪️ контроль качества
▪️ документы

Пока роли не разделены, бизнес будет держаться на собственнике.

🔹 4. Финансы и контроль

Здесь важно видеть:

▪️ выручку
▪️ загрузку команды
▪️ прибыль
▪️ точки потерь
▪️ узкие места

Без этого управлять ростом невозможно.

🔹 5. Автоматизация

И только после этого подключается Битрикс24.

Автоматизация не создаёт систему.

Она усиливает уже выстроенные процессы.

Если процессов нет — автоматизация только усиливает хаос.

✨ Мой главный вывод

Система — это не про красивые таблицы и CRM.

Это про то, чтобы бизнес мог расти без постоянного ручного управления.

#системныйбизнес

В четверг проводила встречу в Ассоциации Аутсорсинговых компаний Юга.

Говорили про систему в компании.
Делилась с коллегами как выстроить систему, из каких блоков она состоит и что нужно сделать уже сегодня чтобы начать путь к построению своей уникальной и индивидуальной системе.

Активность заметно снизилась.
Но среди проголосовавших все же большинство принимают нынешние реали и перешли в MAX как и я.

Я люблю Telegram за его функционал. Пока не полюбила MAX за отсутствие привычных функций.

Станет ли он хоть немного похожим на TG - вряд ли (хотя и хочется верить).
Но надо продолжать коммуникации и оставаться на связи. Поэтому я там.

Всех кто не хочет потерять связь жду там
Личный профиль https://max.ru/u/f9LHodD0cOLDUy5k1veoKrKFNVQOasFR374D0MWjrs3OMIYqEibmQv049K4
Мой канал https://max.ru/id505101094167_biz

После встреч всегда прилетают вопрос "Почему вообще появилась Ассоциация аутсорсинговых компаний?"

Отвечает Валерия Кобракова, идейный вдохновитель и соучредитель Ассоциации:

Рынок аутсорса растёт.
Маркетинг, IT, бухгалтерия, юристы — всё чаще выносят на аутсорс.
Но есть проблема.
Аутсорсеров до сих пор воспринимают как фрилансеров.

Не как партнёров.
Не как бизнес.

И это главная боль, о которой говорят все.

Ассоциация появилась, чтобы это изменить.

Чтобы аутсорсинговые компании:
— становились системными
— выстраивали процессы
— усиливали друг друга
— и выходили на уровень равного диалога с бизнесом

Наша задача — чтобы аутсорсерам доверяли

#история

Когда собственнику пора брать помощника

Очень частая ситуация, которую я сейчас вижу у собственников бухгалтерских компаний.

Вы одновременно:
— ведёте клиентов
— контролируете команду
— решаете операционные вопросы
— и при этом понимаете, что нужно выстраивать процессы и автоматизацию

Но на это просто нет времени.

И большинство думает:

«Сначала наведу порядок — потом возьму сотрудника»

На практике наоборот.

Порядок появляется тогда, когда у вас появляется ресурс.

И чаще всего первый такой ресурс —
это бизнес-ассистент.

Но дальше возникает главный вопрос:

👉 а что ему вообще делегировать?

Я разобрала это подробно и дала пошаговую схему, как это сделать без хаоса.

Пост здесь:
https://max.ru/id505101094167_biz/AZ0ErrdhXrw

Последни два дня перестраивали процессы из-за замедления Telegram

У многих не открывается, сообщения не доходят — думаю, вы и сами это видите.

Мы приняли решение перевести клиентов в MAX и частично в портал Битрикс24 (Коллабы)

Честно — это уже вторая такая история за последние годы.
И каждый раз убеждаюсь:

если процессы выстроены — адаптироваться намного проще.

Подробно рассказала, как мы это делаем и какие выводы сделали — написала в MAX 👇

https://max.ru/id505101094167_biz/AZz_iUMMAU0

PS я конечно не в восторге от MAX, пока он очень сырой и функционально ему далеко до Telegram, но я верю что он справится и разовьется. А на связи нам быть точно нужно!!!

Кобракова | Управляемый бизнес pinned «📢Важно: где ещё можно оставаться со мной на связи Сейчас всё чаще обсуждаются возможные ограничения и блокировки Telegram. Как будет на самом деле - никто точно не знает. Но я считаю правильным подготовиться заранее, чтобы не потерять связь. Поэтому если…»

📢Важно: где ещё можно оставаться со мной на связи

Сейчас всё чаще обсуждаются возможные ограничения и блокировки Telegram.
Как будет на самом деле - никто точно не знает.

Но я считаю правильным подготовиться заранее, чтобы не потерять связь.

Поэтому если вам откликаются мои материалы про:

- системный бизнес
- автоматизацию компаний
- внедрение Битрикс24
- бухгалтерию бизнеса

подписывайтесь на мои аккаунты на других площадках.

Там я тоже буду делиться опытом, кейсами и практическими решениями.

📌 TenChat
https://m.tenchat.ru/u/OZAKqMBc

📌 MAX
https://max.ru/id505101094167_biz

Если Telegram будет работать - отлично.
Но если что-то изменится, мы с вами всё равно останемся на связи🤗

Кто в Битрикс24 на самом деле владеет порталом

Есть один важный момент, о котором многие узнают слишком поздно.

В Битрикс24 есть роль главного администратора.
Это пользователь, который создал портал.

И именно у него есть одна ключевая особенность:
только он может подтвердить передачу своих прав другому сотруднику.

Даже если у вас есть другие администраторы - они не смогут просто забрать эти права.

Что это значит на практике

Если главный администратор:

▪️уволился
▪️перестал работать с системой
▪️просто «пропал»

то доступ к управлению порталом может оказаться заблокированным.

Потому что передача прав происходит только так:

1️⃣ другой администратор отправляет запрос
2️⃣ главный администратор подтверждает передачу прав

Без этого подтверждения смена владельца портала невозможна.

Как происходит передача прав

Алгоритм такой:
▪️Перейти в профиль главного администратора
▪️Нажать Администратор → Забрать права администратора
▪️Отправить запрос
▪️Главный администратор подтверждает передачу через Админ-бота

После подтверждения новый сотрудник получает права главного администратора.

Важный нюанс

ID главного администратора всегда остаётся за первым пользователем, который создал портал.

Даже если права передавались несколько раз.

И ещё один момент безопасности

Никогда не выдавайте права администратора посторонним людям.

Администратор может:

✔️удалить сотрудников
✔️изменить настройки портала
✔️получить полный контроль над системой.

💬В своей практике я регулярно сталкиваюсь с ситуацией, когда портал создаёт интегратор, подрядчик или бывший сотрудник, а потом компания не может нормально управлять своим Битрикс24.

Поэтому всегда рекомендую:

✔ главным администратором должен быть собственник или руководитель компании
✔ у компании должно быть несколько администраторов
✔ доступы должны храниться внутри компании.

📱Мой канал в MAX - подписывайтесь🤗

#битрикс

Сегодня насыщенная программа встречи Ассоциации

Говорим про такой инструмент как Яндекс бизнес для B2B

Подробнее будет позже

#бизнесвстреча