Очень часто собственники бухгалтерских компаний говорят:
«Если я не проконтролирую, ничего не будет сделано».
И постепенно контроль становится частью ежедневной работы.
Проверить.
Напомнить.
Уточнить.
Переспросить.
Посмотреть статус.
Убедиться, что задача не потерялась.
Кажется, что проблема в сотрудниках.
Но в большинстве случаев проблема находится совсем в другом месте.
В компании отсутствуют точки контроля внутри процессов.
Приведу простой пример.
Есть процесс ввода нового клиента в работу.
Собственник регулярно спрашивает:
▪️ документы получили?
▪️ договор подписан?
▪️ доступы настроены?
▪️ бухгалтер взял в работу?
▪️ базу 1С завели?
И т.д….
И делает это не потому, что любит контролировать.
А потому что не понимает, где сейчас находится процесс.
В системной компании контроль строится иначе.
Не через постоянные вопросы сотрудникам.
А через заранее определённые контрольные точки.
Например:
✔️ в течение 24 часов после оплаты клиенту отправлен список документов;
✔️ в течение 3 дней завершён сбор информации;
✔️ клиент передан на сопровождение по чек-листу.
Если контрольная точка выполнена - процесс идёт дальше.
Если нет - система показывает отклонение.
Именно здесь проходит граница между ручным управлением и системой управления.
Когда контроль строится вокруг людей, собственник вынужден постоянно участвовать в работе.
Когда контроль строится вокруг процессов, собственник видит только отклонения и занимается управлением, а не бесконечными проверками.
Поэтому один из первых вопросов, который я задаю на диагностике:
«Какие контрольные точки есть в ваших ключевых процессах?»
Очень часто ответ оказывается неожиданным.
Процессы есть.
Сотрудники есть.
Задачи есть.
А точек контроля нет.
И тогда вся система снова замыкается на собственнике.
А как у вас?
Есть ли в компании хотя бы 5 контрольных точек, которые работают без вашего участия?
#система