Всем знакома картина - папка с корреспонденцией, а в ней десятки писем: входящие, исходящие, претензии, ответы, сканы с печатью. Названия вроде «Письмо 2», «Scan_0043» и «ответ финал (2)».
Задача была узкой, из всей этой переписки нужно было достать только одно: где контрагент подтверждает выполнение дополнительных работ и в каком объёме. Чтобы сложить из этого хронологию для ответа на претензию.
Читать всё подряд долго, а пропущенная информация может стоить слишком дорого. Нейросеть разобрала папку за один заход. Но интересно не само чтение, а то, что получилось на выходе.
⚙️Сначала она навела порядок. Файлы разложились по папкам: входящие отдельно, исходящие отдельно, внутри по датам. Названия приведены к единому виду: номер, дата, от кого, о чём. Дубли удалены. После этого стало видно, чего не хватает: в одном месте ответ есть, а письма, на которое он дан, в папке нет.
Потом собрала реестр с двумя вкладками, «Входящие» и «Исходящие». В каждой строке дата, номер, кто писал, суть и примечание.
Но самое главное находится в последнем столбце. Там активная ссылка на сам документ. Нажимаете, и открывается именно это письмо. Не папка, в которой его ещё надо найти, а конкретный файл. Все ссылки нейросеть проверила сама: каждая ведёт на существующий файл.
💫Идея мне понравилась: реестр со ссылками проверяется за секунды, прочитали строку, кликнули, увидели оригинал и сверили. Не нужно искать, откуда взялась цитата, можно легко добраться до источника, а новому сотруднику не нужно неделю разбираться в архиве.
📎Работает это так: ссылка в Excel хранит только путь к файлу. Сами документы в таблицу не вшиты.
Поэтому правило такое: если положить реестр и папки с письмами рядом на общий сервер, ссылки откроются у любого коллеги, у которого есть доступ к этой папке.
Мы это проверили: коллега зашла с другого компьютера, и все ссылки сработали. Единственное условие: ссылки должны быть относительными, без «C:\Users...» вашего компьютера, иначе они будут работать только у вас. Ещё одна мелочь: файл должен открываться стандартной программой. Текстовые файлы в формате .md Windows открыть не смог, и для них пришлось сделать копии в .txt.
При выполнении задачи агентов не подключали, работа шла в одной сессии . Модель: Claude Sonnet 5.5.
Разбор 67 писем (19 входящих, 48 исходящих) вместе с реестром и проверкой ссылок занял около 30 минут. Вручную на каждое письмо уходит минут пять: открыть, прочитать, переименовать, разложить, внести в реестр, сделать ссылку. Это около шести часов, то есть рабочий день. Оценка моя, но порядок именно такой. 30 минут VS 6 часов!
Вывод
1️⃣Порядок в файлах - это хорошо, но ещё лучше, когда нужный документ открывается по ссылке прямо из реестра.
2️⃣ Нейросеть делает всю рутину: читает, раскладывает, выписывает, систематизирует. Спорные места она не скрывает, а помечает, и решение остаётся за человеком.
3️⃣ Когда работаешь с таким реестром, понимаешь, сколько времени раньше уходило на поиск нужного документа.
Если у вас тоже есть архив, который страшно открывать, начните с запроса: переименовать файлы в соответствии с их содержанием, рассортировать по папкам, составить реестр и сделать активные ссылки на документы.