Борис Зарьков, известный московский ресторатор и автор книг по менеджменту и управлению в HoReCa написал актуальный чек-лист по проведению совещаний. Читаем.

ДО СОВЕЩАНИЯ

1. Выберите формат решения

Не ставьте встречу, если можно решить вопросы сообщением или звонком. Определите результат, который хотите получить от совещания.

2. Разошлите приглашение

Приглашение ушло за сутки — все успели освободить время в календаре и подготовиться.

3. Подготовьте материалы

Заранее подготовьте протокол прошлой встречи, повестку и наглядные материалы.

4. Формируйте материалы и доклад по формуле: ситуация → проблема → решение → аргументы

Это принцип «пирамиды Минто» — короткая структура, которая доносит мысль без лишних слов.

5. Откройте материалы до встречи

Перед встречей заранее откройте то, что будете демонстрировать. Это позволит использовать время с максимальной пользой.

6. Распределите роли

Если на совещании будет более 4-х человек, распределите, кто будет фиксировать протокол и вести встречу и следить за таймингом.

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

1. Начните с повестки и цели

В самом начале продемонстрируйте всем повестку, озвучьте цель и ожидаемый результат встречи.

2. Говорите по существу

Чётко, по делу, выделяя главное и демонстрируя материалы. Совещание — не место для рассуждений вслух — тут отчитываются о рассуждениях сделанных ранее.

3. Держите время и роли

90 минут — потолок для любой встречи. Придерживайтесь распределённых ролей, не давайте обсуждению растягиваться.

4. Приносите варианты решений

Если нужно согласование — принесите 2-3 варианта, а не одно решение. Задача инициатора — не продавить своё решение, а дать выбор тому, кто его принимает.

5. Фиксируйте задачи сразу

У каждой новой задачи, возникшей в разговоре — конкретный исполнитель, срок и понятный формат контроля.

6. Резюмируйте сказанное

Не в конце встречи одним махом, а сразу после обсуждения каждого пункта — чтобы все поняли одно и то же — что делаем, в какой срок и кто ответственный.

ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

1. Отправьте протокол

Список задач, сроков и ответственных — участникам не позже, чем через 3 часа после встречи, пока всё ещё свежо в памяти.

2. Перенесите нерешённое в повестку

Если вопрос остался открытым, он уходит первым пунктом в следующую встречу, а не теряется.

3. Держите всех в курсе

Раз в неделю делитесь тем, как продвигается работа — если не договорились об иной периодичности.

4. Сообщайте об изменениях

Если договорённости меняются — предупредите сразу, иначе задачи закрывайте вовремя.

5. Сообщите о результате

Обязательно проинформируйте, когда задача закрыта.

6. Благодарите за работу в срок

Дисциплина держится не только на контроле — скажите спасибо тем, кто справился вовремя.

Что добавим, коллеги ?