Поговорим о совещаниях.

Заметил, что для многих это отдельный вид боли. Тебя на несколько часов выдёргивают из рабочего процесса, а потом ты ещё час вспоминаешь, чем занимался до этого.

Как сделать планёрки и совещания продуктивными и обойтись без психологических травм? Разбираемся.

Всё ниже — из личных наблюдений. У вас может не сработать. Применяйте на свой страх и риск :)

1. Разделяйте планёрки и совещания. Планёрка нужна для сверки часов и контроля результатов. Это плановая история, например раз в неделю. Совещание проводят по мере появления проблем, чтобы совместно выработать решение. Если выступает один человек, которого нельзя перебивать, — это доклад. Возможно, полезный. Но всё-таки доклад.

2. Готовьте повестку заранее. Из моего опыта, большинство вопросов, внесённых в пятницу в повестку понедельника, загадочным образом решались за выходные. Отчёт обычно прилетал в личные сообщения.

У каждого пункта сразу должен быть ответственный. У любой проблемы есть имя и фамилия. Назовите их заранее — тогда у человека будет время придумать убедительное оправдание или всё-таки решить вопрос к часу П.

3. Следуйте повестке. Прыжки от одного нерешённого вопроса к другому редко помогают принять решение. Зато отлично превращают совещание в коллективное блуждание по проблемам. Закончили один пункт — перешли к следующему.

4. Осторожнее с юмором. Шутки и истории сближают участников, но каждая из них добавляет к совещанию примерно пять минут. Если хотите незаметно похоронить неудобный вопрос, расскажите историю, выслушайте пару встречных и невзначай перейдите к следующему пункту. Метод рабочий, поэтому следите за любителями корпоративного стендапа.

5. Включайте камеры. Иногда встреча нужна не для работы, а чтобы обменяться мнениями, поговорить и почувствовать себя частью команды. Особенно на дистанте. И это тоже полезно. Но желательно с включёнными камерами. Лично знаю людей, которые годами занимаются своими делами под видом внимательного участия. Некоторые умудряются сидеть сразу на нескольких совещаниях. Видимо, чтобы нигде не отвлекаться на работу.

6. Назначайте секретаря. Кто-то должен вести протокол: записывать решения, сроки и ответственных. Если протокола нет, доказать, что вы кому-то что-то поручили, практически невозможно. Память участников к концу совещания обычно становится избирательной.

7. Фиксируйте сроки и последствия. У каждого поручения должны быть дата выполнения, фамилия ответственного и обязательный контроль. Небесная кара в случае невыполнения тоже не помешает. Вы удивитесь, сколько задач сначала формально закрываются, затем уходят на переработку, а потом тихо исчезают. Иногда причина в нереалистичных сроках. Иногда исполнители просто сливают задачу. Важно отличать одно от другого.

Если человек понимает, что за невыполнение ему ничего не будет, то ничего и не будет. Бейте почкам нарушителей сроков. Фигурально. Всё остальное воздействие в рамках Трудового кодекса.

8. Публикуйте итоги. Итоги должны быть доступны всем участникам. Иначе через неделю вы обязательно услышите: «Я не видел», «Мне не присылали» и моё любимое — «А мы точно об этом договаривались?»

Хорошее совещание заканчивается решениями, фамилиями и сроками. Плохое — назначением следующего совещания.