(да, я все еще где-то в процессе и немного выныриваю рассказать)
Немного расскажу про аудит "подкапотного", да и вдруг кому-то поможет...
Когда нужно готовиться к аудиту, мне на помощь приходят верные помощники и старые друзья. В каком смысле? В самом прямом. Потому что любой аудит — это проверка на соответствие чему-то: чек-листам, требованиям, формальностям. Даже если у тебя все ок с технической реализацией, остается самое «вкусное» — документация.
Вот тут начинается магия (
Вспомните онбординг — он у кого? У HR, у команды, у девелопмента, у соседей. А теперь собери его в одно место — и ответь на 10 вопросов из таблички аудитора.
И вот как это иногда бывает - пример выдуман и доведен до абсурда (все на том же примере онбординга):
- спейс HR-департамента - общие политики и есть шанс, что определения;
- спейс L&D - куски про обучение (и возможно альтернативные определения менторов/наставников/бадди и тп);
- спейс админов - инструкции про доступы и железо, но в HR доках ссылок на инструкции нет;
- спейс команды - общий шаблон (если есть) + база знаний;
- DevDep - общее по архитектуре, практикам и тп...
- безопасники, кадры и список почти ♾️
И мы приходим к ситуации как с описанием архитектуры и работы всей системы, легко материал может быть разбросана по департаментам, забыт, лежать устаревгим грузом или вообще жить в головах людей-батлнеков.
🔧 Что я делаю, когда приходится заниматься археологией по документам под аудит:
1️⃣ Беру требования. Даже если они абстрактные, они задают структуру.
2️⃣ Отвечаю на вопрос: "Что я хочу сама понять/получить из документации? Зачем она мне?". Не просто "заполнить форму", а реально — какую картину я собираю? Что хочу потом пересобрать?
3️⃣ Иду в свои "запасики" — посты, заметки, драфты, ссылки. Это не политики, нет, это «заметки на полях». Но они помогают работать не с нуля.
4️⃣ Подключаю ИИ:
— Кидаю структуру и черновики — прошу Gemini (для политик лучше чем chatGPT) расширить, подсветить, предложить.
— Прогоняю свои тексты через ИИ — да и русский язык у меня не особенно хорош (школьная 4ка с натяжкой): ИИ убирает повторы, делает читаемо, но без потери смысла.
— А потом прошу проверить документ: что я упустила, где уязвимые места, чего не хватает. Это как свежий взгляд, которого в одиночку не поймать.
📝 Да, я пишу сама. Нет, ИИ не пишет за меня. Но помогает не потеряться и не забыть. И не скатиться в канцелярит или «бла-бла ни о чем».
И еще поделюсь, оформила красиво, то, что выписала себе на страничку в блокнотик в виде схемы:
📌 Мини-чеклист: с чего начать подготовку к аудиту?
✅ 1. Запроси чек-лист/требования — даже если он формальный, он дает каркас.
✅ 2. Создай структуру документов — можно в Notion, Confluence, Google Docs, главное — одно место. У меня конечно же MindMap.
✅ 3. Разбей по зонам ответственности — кто отвечает за инженерные практики, пипл-менеджмент, процессы на разных уровнях, архитектуру, метрики. И делигируй знающим поиск материалов для базы!
✅ 4. Проверяй актуальность — когда последний раз обновляли документ? Кто его обновлял? Не достаточно проверить дату, важно еще и проверить того, кто правит, возможно документ стал уже не тем, о чем заявлено в заголовке.
✅ 5. Добавь метки: "есть", "частично", "нет" в структуру — визуально покажет, куда бежать в первую очередь. И где подключать ресурсы.
✅ 6. Готовь записки, если нехватает времени на полноценное описание — коротко о том, как выстроен процесс, даже если он пока в голове. Надиктовать и транскрибировать, лучше, чем долго писать и делать сразу идеально!
✅ 7. Проверь, где пригодится ИИ — редактирование, генерация структуры, проверка логики — скинь все что можешь скинуть!
🧠 А у вас есть свой способ «как быстро написать нормальный документ»?
#architecture #project_management