Почему не двигаются проекты (продолжение)..

Выше я затронула первый тормоз проектов - непринятые решения. А сегодня поговорим о втором - невыполненные договоренности.

Команда собралась на совещание, долго обсуждала не очень сложные вопросы и не очень долго сложные (быстро решили, что перенесем на следующий раз). В итоге вышли из кабинета и сразу забыли, о чем там говорили, потому что уже надо бежать на следующее совещание, а еще "в полете" не забыть распечатать пару файлов.

Почему так происходит:

⚡️ Нет лидера собрания, который является ведущим в процессе, по которому собирается совещание. Казалось бы странно? но нет. Особенно часто такое возможно, когда это регулярная кроссфункциональная встреча для синхронизации разных подразделений. Каждый высказывает свою часть, большинство в телефонах, пока не придет их очередь.
Если это не про вас, смело листайте дальше. А если знакомо - давайте подумаем, что с этим можно сделать.

✨ Решение:
на первой (или на ближайшей) такой встрече нужно договориться о назначении ведущего, чей функционал
🔠 обозначать цель встречи и результат, к которому нужно прийти (идеально еще отпускать сотрудников, которым нет смысла присутствовать);
🔠 обозначать, что вносится в протокол (не обязательно вести его самому), согласовывать формулировки с командой;
🔠 "припарковывать" вопросы, по которым договоренность не достигается в течение 5 минут (назначать отдельную встречу сторон, которым нужно договориться).
Ведущий может быть один на все совещания или эта роль может передаваться, особого значения не имеет.

⚡️ Фиксация договоренностей не ведется.
И , как говорится, не видели, не привлекались, не участвовали..
Тут могут подать голос те команды, которые не в "культуре правил", а уже давно в бирюзе - "мы самоуправляемые, ответственные и вдохновленные, нам протокол не нужен".. Увы. Любая бирюза прошла виток правил, и частица навечно впечаталась в культуру.

✨ Решение: Хоть в таск-менеджере, хоть в скрайбинге, хоть стикерами или чучелком, а фиксация договоренностей должна быть. Причем она должна быть не индивидуально у каждого в кармашке, а в едином поле группы, чтобы все могли видеть формулировки и протестовать до, а не после. Главная задача - сделать видимым результат выполнения (или невыполнения). Когда сотрудник понимает, что замести под ковер не получится, мотивация выполнить повышается.

⚡️ Отсутствие последствий от невыполненных договоренностей.
Вроде и написали, и договорились, а не выполнили. И ладно! И живем дальше!
Постепенно задача утекает в протоколе все выше и выше (или ниже и ниже), когда-то совсем растворяясь, чтобы глаза не мозолила. А то и актуальность потеряла.
А как быть, когда все участники собрания крутейшие из крутых? и их не подвергнешь штрафу за то, что они забыли подготовить для отдела персонала предложения по кадровому резерву.. и вообще, "в нашей культуре штрафов нет"..

✨ Решение: Последствия - это не всегда негатив. Это обозначение новых сроков, возможно более сжатых, а также предложение помощи или сопровождения для выполнения данной задачи.
💬"Петр Иванович, на прошлом совещании мы договорились, что вы берете эту задачу, верно? - Ну да, но дел по горло. - Прекрасно понимаю вашу занятость, давайте подумаем, что может вам помочь, чтобы через два дня мы смогли промежуточный результат уже сдать и продвинуться в нашем проекте дальше. "
Обычно, в таких случаях Петр Иванович отказывается от помощи, но в течение этого же дня результат может появиться.
Если и на следующей встрече результата нет, то можно поставить дополнительную встречу, выделить время на дополнительное "совещание", прийти к Петру Ивановичу, сесть рядом и делать с ним домашку проработать вопрос.

В длительных проектах соблюдение договоренностей - это почва для доверия, критерий успешности команды.
Когда я запускаю процессы, то вопросу создания правильного контекста уделяется 80% времени первой встречи.
Если есть вопросы и дополнения - буду рада обсудить🧡