SingularityApp | планирование дел и задач | тайм-менеджмент

У нас тут кипит работа: готовим новые релизы!

Если в любую свободную минуту руки так и тянутся проверить уведомления и полистать ленту 📞, а в конце дня чувствуешь себя как выжатый лимон 🍋, пора пересмотреть отношения со смартфоном.

В статье расскажем, почему мы так легко впадаем в зависимость от телефона, к каким серьезным последствиям это приводит и как вернуть себе контроль 🔋

Когда читаешь книги о тайм-менеджменте, все кажется простым и понятным. Вот списки дел, вот цели, а вот помидорки с лягушками — бери и делай 👨‍💻

Однако когда дело доходит до практики, начинаются проблемы. Оказывается, просто знать о приемах и техниках недостаточно: чтобы они работали, их нужно как-то встроить в свою повседневную жизнь. Но как это сделать? 🆘

На самом деле, организовать свой тайм-менеджмент очень легко, особенно если вы пользуетесь современным планировщиком. По сути, внедрение тайм-менеджмента сводится к выполнению одной или нескольких повторяющихся задач 🔄

⚠️ В самом простом случае — это ежедневная задача «Запланировать день»: если вы выполняете только ее, ваш тайм-менеджмент уже будет работать.

Есть 2️⃣ способа организации тайм-менеджмента: одиночные задачи и регулярные обзоры. В статье рассмотрим оба варианта.

Спасибо большое за вашу активность 🙌

Буквально за первые 5 минут у нас кончились все-все-все промокоды.

Всем, кто успел откликнуться, пришлем промокоды не позднее завтрашнего дня 🌞

Привет!

Новость-молния, о которой подписчики нашего уютного канала узнают первыми: мы запускаем мощный курс по тайм-менеджменту⚡️

Это не очередной пересказ GTD. Не сборник методик по тайм-менеджменту. И не инструкция для Сингулярити.

Наш курс — о том, как:
📈 планировать свою жизнь стратегически,
🧼 избавиться от хаоса и цейтнотов,
🎯 и достигать самых важных целей — причём, именно ваших.

За пять недель разберём, как строить свою систему управления на всех уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном. А также поделимся крутыми шаблонами, поможем освоить лучшие техники и инструменты планирования.

✨ Сингулярный тайм-менеджмент. Узнать подробности первым ✨

🎁 Самым шустрым подписчикам канала дарим возможность попасть на тариф «Premium» по цене «Только посмотреть». Длинные майские праздники — отличное время, чтобы начать планировать по-новому!

Если вы готовы пройти курс в числе первых, честно выполнять все домашние задания и в конце написать отзыв о курсе — напишите нам на info@singularity-app.com письмо с темой «Напишу отзыв о курсе».

1️⃣0️⃣ Первым десяти из вас, кто направит нам такое письмо, — пришлём промокод для Premium-тарифа. Применить промокод можно будет до конца мая.

P.S. Сингулярность ближе, чем ты думаешь 💜

Улыбнись с SingularityApp | #мемдня #proвремя

Молниеносно пролетела рабочая неделя 🪄
Ещё вчера был почти-понедельник, а сегодня уже пятница 😜

Позанимайтесь в выходные «недвижимостью», подышите свежим майским воздухом и наберитесь сил, чтобы продуктивно поработать (или поотдыхать) на следующей неделе. Пусть майские праздники будут приятной передышкой от суеты 🤗

Как давно вы чувствовали подавленность, если не могли на что-то повлиять? Вспомните, как эмоционально выматывают пробки в час пик или внезапные отключения воды 😔

По мнению Стивена Кови, жизнь становится более полноценной, если направлять внимание только на то, что в вашей власти — в круге вашего влияния 😵

😊 О том, как меньше утомляться и тревожиться с помощью кругов влияния, поговорим в статье.

Улыбнись с SingularityApp | #мемдня #proвремя

🍬 Настало время шашлыков, сна до обеда и прогулок с друзьями!
Желаем вам отлично отдохнуть!

P.S. А чтобы не забыть, что вы отложили на «после майских» — запишите это в SingularityApp 😉

Привычка №5️⃣ Фокусировка на главном

В традиционном тайм-менеджменте обычно делают так: в начале дня определяют главные задачи и стараются выполнить их в первую очередь 🥇

В условиях многозадачности такой подход не работает. Мы слабо влияем на порядок выполнения задач и действуем чаще по обстоятельствам, чем по плану 🚒

⚠️ Больше подойдет другая стратегия: сфокусироваться на главной задаче и возвращаться к ней после каждого вынужденного отвлечения.

Написали отчет? Вернулись к главной задаче. Проверили почту? Вернулись к главной задаче. Эта задача становится чем-то вроде центра притяжения, вокруг которой «вращаются» все остальные дела ☀️

После завершения главной задачи нужно выбрать следующее по важности дело и выстраивать работу уже вокруг него. Если пользуетесь SingularityApp, закрепляйте главные задачи в начале списка, чтобы они всегда находились перед глазами.

Сегодня — пятница. А это значит… Самое время сделать релиз. Встречайте!

🗃️Файлы на мобилке!

Прямо в реальном времени мы запушили все это в сторы. И через несколько часов все обновления уже будут у вас!

Привычка №4️⃣ Работа короткими итерациями

Обычно люди стараются выполнять свои дела за один подход. Например, заниматься уборкой до полного завершения, стараясь ни на что не отвлекаться.

Это правильная стратегия, но к многозадачной работе она не подходит. Тут нет возможности подолгу заниматься одним делом: приходится постоянно переключаться на новые задачи 😩

Чтобы натренировать и прокачать многозадачность, нужно научиться эффективно использовать даже небольшие промежутки времени. Вот несколько полезных приемов:

🕔 Работа по таймеру. Установите таймер на 10-30 минут и, пока он не прозвенел, занимайтесь задачей (см. техника Pomodoro). Если появилась новая задача, всеми силами старайтесь отложить ее до звонка. Оптимальное время работы по таймеру нужно подбирать экспериментально.

🍕 Декомпозиция задач. Делите крупные задачи на более мелкие и выполняйте их за несколько подходов. Чем меньше задача, тем ниже вероятность, что вас от нее отвлекут.

🎞 Дефрагментация дня. Пользуйтесь периодами вынужденного ожидания, чтобы постепенно выполнять обязательные задачи на сегодня. Так вы создадите резерв времени для непредвиденных дел и сможете избежать ненужных авралов.

⚡️ Выборочное ускорение. Выработайте привычку как можно быстрее выполнять задачи, не требующие особого внимания: скопировать файлы, перенести товар, подшить документы и т. д.

Умение работать в условиях многозадачности во многом зависит от скорости работы. Чем меньше времени вы тратите на задачи, тем легче вам с ними справиться.

Привычка №3️⃣ Учитывать приоритеты

В тайм-менеджменте есть много хороших способов расстановки приоритетов. К сожалению, в условиях многозадачности использовать эти методы неудобно 😢 Нет времени на анализ задач, поскольку все решения нужно принимать прямо сейчас:

–– Принять товар или обслужить покупателя?
–– Писать отчет или ответить на письмо?
–– Исправить прошлый заказ или выполнять новый?

Чтобы быстро отвечать на такие вопросы, приоритеты в работе следует определить заранее. Для этого составьте список своих обязанностей и расположите их в порядке значимости 🪜

Когда поступает новая задача, вам нужно просто вспомнить ее место в «иерархии обязанностей». Если задача приоритетнее текущего занятия, смело переключайтесь на нее 😑

⚠️ При составлении «иерархии обязанностей» желательно посоветоваться со своим руководителем.

Привычка № 2️⃣ Работа через список

Большинство людей не пользуются на работе списками: если человек каждый день делает одно и то же и хорошо знает свои обязанности, ему действительно можно ничего планировать.

Но в условиях многозадачности список дел становится необходимостью – это единственный способ не тонуть в делах, избегать стресса и контролировать свой день. Такой подход помогает быстро возвращаться к работе после перерыва: вы сразу видите, что нужно делать дальше.

Работа через список складывается из:

📝 Примерное планирование дня. Утром или накануне вечером составьте список дел, которые вы собираетесь выполнить на работе. Этот план является «заготовкой»: в течение дня задачи можно добавлять, удалять или переносить на завтра.

🖊 Фиксация задач. Все поступающие задачи нужно сразу же записывать. Фиксация позволяет не забывать о делах и воспринимать их более рационально.

❗️ Расстановка приоритетов. Размещайте более важные задачи ближе к началу списка, а второстепенные — ближе к концу. Порядок задач можно уточнять в процессе работы.

🔄 Настройка повторяющихся задач. В каждой работе есть повторяющиеся дела: проверки, отчеты, поддержание порядка и т. д. Чтобы не забывать о таких делах, настройте в планировщике их автоматическое повторение.

✅ Отслеживание текущих задач. Отмечайте дела, к которым приступаете: так вы всегда будете помнить, над чем работаете.

☑️ Фиксация результатов. Если вы поработали над задачей, но не успели ее закончить, запишите, на каком этапе она сейчас находится. Для этого достаточно указать текущий этап работы над задачей прямо в формулировке.

Привычка №1️⃣ Правильное отношение

Люди обычно не любят многозадачность. И, в общем-то, правильно делают: это всегда стресс, ошибки в работе и низкая продуктивность.Но если профессия напрямую связана с многозадачностью (продавец, администратор, менеджер), такая «нелюбовь» лишь усугубляет проблемы. Из-за нее человек постоянно испытывает внутреннее сопротивление, что со временем может закончиться выгоранием или полным отвращением к работе 🤢

Умение и способность работать в режиме многозадачности в первую очередь зависят от отношения. Попробуйте посмотреть на многозадачность под таким углом:

–– Многозадачная работа — это непросто. Тот, кто работает в таких условиях, уже достоин уважения и восхищения 😍
–– Навык многозадачности — это ценное профессиональное качество. То, что вы справляетесь со своей работой, характеризует вас как хорошего специалиста 💪
–– «Жонглирование делами» — увлекательное занятие, чем-то напоминающее игру в тетрис или пинг-понг 🏓

Проще говоря, воспринимайте многозадачность не как источник страданий, а как вызов своим способностям и повод для гордости. Такое отношение не только избавит вас от постоянного дискомфорта, но и поможет регулярно входить в состояние потока.

Привет! Начинаем серию постов о том, как выжить в условиях многозадачности. Когда традиционный тайм-менеджмент работает плохо или не работает совсем 😱 Придерживаться четкого плана на день не получается (он все равно сорвется). Подолгу заниматься одним делом – без шансов (кто ж даст). Даже толком расставить приоритеты не выйходит.

Многозадачная работа плохо совместима с вдумчивым планированием. Больше всего она напоминает аркаду, в которой нужно ловить падающие яйцазадачи, стараясь ничего при этом не уронить 🥚 Однако играть в эту игру не так уж и сложно. Давайте разбираться, как научиться работать в режиме многозадачности. Есть несколько привычек, которые помогают легко справляться с многозадачной работой.

Итак:

Мы привыкли, что если задача попала в список дел на день, ее нужно выполнить. Однако в тайм-менеджменте есть задачи, которые не всегда требуют действий 😰 Такие задачи ломают привычный алгоритм действий и вызывают легкую фрустрацию.

❗️Предположим, вам нужно периодически отвечать на комментарии в блоге. В планировщике вы создали ежедневную задачу — «Ответить на комментарии». Проблема в том, что иногда в блоге есть комментарии, а иногда нет. Следовательно, сперва нужно проверить необходимость выполнения этой задачи, а уже потом выполнять.

Алгоритм будет таким: прочитали — проверили необходимость выполнения — выполнили — отметили ✔️ Или не выполнили и все равно отметили (что, согласитесь, довольно странно).

Задачи с проверкой можно планировать и выполнять так же, как и остальные дела. Однако в тайм-менеджменте есть два специальных метода работы с такими задачами: задачи-вопросы и чек-листы 🪄Рассказали про них в статье – возможно, они покажутся вам более удобными, чем привычный подход.

Улыбнись с SingularityApp | #мемдня #proвремя

✨ Сегодня пятница! А впереди выходные ;)
Значит можно отключить будильники и выспаться 😌 Хороших выходных!

⁉️ А вы были вчера на нашем стриме «GTD в Singularity. Планирование как искусство»?

Обсудили с Александром Вотяковым плюсы и минусы GTD, лайфхаки планирования, рассказали о планах SingularityApp в этом году. А ещё – про самые невероятные реальные кейсы использования Singularity, например, на атомном ледоходе или для планирования «луков» на неделю 👀

На всякий случай – держите запись :)

🗓 Постоянное расписание — очень популярный инструмент тайм-менеджмента. Оно упорядочивает жизнь, снижает уровень стресса и помогает эффективно распоряжаться каждой минутой.

В эпоху «бумажного тайм-менеджмента» люди составляли такое расписание на листочке, затем вешали его на стену или носили с собой 💯 Как ни странно, но некоторые делают так до сих пор: составляют бумажное расписание, хотя все свои задачи планируют в современных приложениях.

⭐️ На самом деле создать расписание в планировщике даже легче, чем на бумаге. Для примера составим в SingularityApp постоянное расписание на день и постоянное расписание на неделю. Как именно – рассказываем в статье.