Мы обещали рассказать, как пользоваться базой идей, чтобы они там не пылились. Как собрать такую базу, мы рассказывали здесь.

Вообще, чтобы было удобно работать с любой базой данных, фильтровать, сортировать, — нужно задать характеристики, по которым вы будете это делать. Или properties, если говорить на языке Notion.

Например, чтобы фильтровать идеи, которые вы взяли в работу, от новых и тех, которые уже сделали, вам пригодятся статусы. Еще можно распределить все идеи по темам и сортировать их по дате создания. Все эти характеристики создаются как вертикальные колонки в таблице.

1. Статус
Вы можете задать всего три базовых статуса: «входящее», «в работе», «завершено». А можете пойти чуть дальше, как мы, и завести еще парочку дополнительных. Например, статус «бэклог» для нас означает, что идея классная, но она на далекое будущее. А вот статус «следующий приоритет» уже совсем скоро возьмем в работу (pic.1)

Добавив статусы, вы сможете настроить вкладки и видеть отдельно новые идеи, отдельно те, что вы взяли в работу, и отдельно все остальные. Это удобно, когда идей становится много и среди них нужно быстро ориентироваться.

2. Темы/направления
Часто темы, вокруг которых вращаются все идеи команды — это ваши продукты, услуги или отделы бизнеса. Темы можно обозначить тегами (как статусы) или связать с базой данных, если вы строите экосистему и у вас есть отдельная база с перечнем ваших услуг, например.

У нас в Artery все идеи — про маркетинг, бизнес-процессы, продукты и клиентские проекты. По сути это наши направления работы в агентстве, по ним мы сортируем проекты, обучение, документы и т.д, и они вынесены в отдельную базу данных (pic.2)

3. Дата создания
Тут можно просто выбрать поле с автоматической датой создания идеи, которая подтягивается из чата в Телеграме.

Теперь нужно настроить удобный вид базы с идеями.
Выбираем страницу, где вам важно видеть идеи, размещаем link of view на эту базу, и настраиваем через фильтр отображение той информации, которая вам нужна.

Например, на странице маркетинга, где у нас хранится вся инфа по этому направлению (и коммуникационная стратегия, и контент-план) мы размещаем идеи, относящиеся только к маркетингу и только те, которые не реализованы.

И последнее — нужно подобрать ритуал работы с идеями и сделать его регулярным. Например, вы можете решить, что раз в месяц бизнес-ассистент отсматривает идеи, которые прилетели из чата, проставляет им статус «входящее» и направление.

Тут важнее не частота, а регулярность. Чтобы этот ритуал прижился — первое время его можно поставить как повторяющуюся задачу в таск-трекер, или как напоминание, или как встречу в календаре на 15 минут.

И вуаля! Все по привычке пишут идеи в чат, а они сами разлетаются по полочкам, откуда их удобно брать в работу. В комментариях скринкаст, как мы фильтруем и сортируем базу с идеями на странице маркетинга 🦀