Еженедельная встреча по планированию проекта: в первые минуты понимаем, что на прошлой неделе к задачам никто не притронулся. Было? 👹

У нас такое случилось впервые. Расскажу, что мы сделали.

Обычно все по очереди начинают объяснения-оправдания, почему так случилось, чем они были заняты, а потом повторно обсуждают те же самые задачи, перекочевавшие на новую неделю. Доуточняются незначительный детали, чтобы изобразить активную деятельность (перед коллегами ведь неудобно).
В итоге все отведенное на встречу время заполняется довольно бессмысленными речами.

А ведь можно «пересобрать» встречу! 🧩 И получить реальный результат за эти 30-60 минут.

У каждой встречи должна быть одна чёткая цель, которая определяет сценарий — как именно будем проводить, что будем обсуждать.

В нашем случае была цель — планирование работы по проекту на неделю. Она оказалась неактуальной, потому что список «входящих» задач остался тот же. Их детали уже обсуждались на прошлой неделе.

Что мы сделали?
1. Честно сказали друг другу, что задачи не сделаны. Без оправданий, пояснений и тд. Обновили даты дедлайнов задач в таймлайне проекта, обсудив, каким образом это повлияет на финальный срок.
Время: 5 минут.

2. Посмотрели, есть ли среди несделанных задач такая, которая может вызвать трудности — например, она слишком большая / стратегическая / не декомпозированная / etc.

Вот её нам было эффективнее обсудить в формате брейншторма всем вместе.
Время: 3 минуты.

3. Поменяли цель встречи — она превратилась в брейншторм по продвижению.
И в оставшиеся 50 минут мы детально обсудили её, сделав примерно половину этой стратегической задачи.
Время: 50 минут.

_______

Чаще всего встречи проводятся неэффективно, потому что в каждую закладывают ворох целей: и задачек накинуть, и конфликт обсудить, и проверить, как там команда. Быстро развернуть такую встречу в продуктивное русло не получится — вы просто не знаете, по какому из сценариев идти.

Поэтому отправная точка — разобраться с целью ваших командных встреч. Если остались вопросы по этому кейсу, пишите в комментариях 🙂

❤️ — если было полезно
🔥 — если хотите больше