Про управленческий учёт в студии

Я регулярно вижу обсуждения в духе: где вести финансы, в какой системе, что выбрать — Notion, какие-то спецсервисы, в идеале чтоб всё в одном месте и чтобы красиво, с дашбордами!

И у меня долгое время была ровно такая же фантазия: хочется одну большую, правильную систему, где у тебя и проекты, и задачи, и часы, и себестоимость, и деньги, и P&L — всё живёт вместе.

Спойлер: это плохая идея. Вернее, слабо реализуемая.

Со временем я пришёл к очень простому выводу: проектное управление и финансовый учёт в студии — это вообще разные сущности, которые нельзя мешать.

Таски, часы, дедлайны, статусы, загрузка людей — это одна логика. Деньги, кэшфлоу, прибыль, обязательства, кассовые разрывы — вообще другая.

В 2019–2020 я честно пытался внедрять всякие автоматизированные системы: планфакт, финолог, ещё пару решений. И каждый раз упирался в одно и то же: они либо слишком сложные, либо не ложатся на реальную логику агентства, либо требуют, чтобы бизнес подстроился под систему, а не наоборот.

В итоге мы полностью отказались от идеи «умного сервиса» и развернули управленку в Google Sheets.

И я сейчас искренне считаю, что это — один из самых недооценённых бизнес-инструментов вообще.

Чтобы был понятен масштаб, у меня в Google живёт:

— вся управленка Wemakefab,
— вся управленка по Dprofile,
— вся управленка по образовательному направлению,
— персональная прибыль (инвестиции там, реклама).

И всё это собирается в одну общую персональную P&L.

И оно спокойно выдерживает довольно большие объёмы данных из разных источников.

Как устроена логика учета именно в агентстве?

Мы сделали не «одну табличку на всё», а систему из слоёв.

Первый слой — слой фаундера.

Это БДР и БДДС. Я смотрю туда раз в неделю. Меня не интересуют конкретные платежи, счета и детали — меня интересует общее состояние бизнеса:
— есть ли деньги,
— где прибыль,
— где обязательства,
— будет ли кассовый разрыв.

Второй слой — слой операционного директора.

Там уже эффективность портфеля проектов:
— по продюсерам,
— по командам,
— по клиентам.

Тоже недельный ритм, но уже про управляемость производства.

Третий слой — слой пролюсеров.

У каждого свой файл, где он ведёт свои проекты: приходы, расходы, фактические часы, себестоимость.

И дальше включается магия Google: всё это через функцию Import Range автоматически стекается вверх — сначала к операционному, потом ко мне в P&L.

Никакой ручной сводки.
Никаких «пришлите отчёты в пятницу».
Всё живёт в одной системе и обновляется само.

Отдельный кайф сейчас в том, что даже не нужно разбираться в формулах. ChatGPT спокойно пишет любые формулы для Google Sheets: ты продумываешь логику, а он делает техническую часть.

И именно поэтому я сейчас считаю, что Google Sheets — лучший инструмент для управленческого учёта для малого и среднего бизнеса. А все автоматизированные системы можно положить на полку. Для компаний из сферы услуг B2B так точно.

Он гибкий, дешёвый, прозрачный, не привязан к вендору и не ломается, когда бизнес меняется.

Но в общем и целом управленка должна быть хоть в каком-то виде. Ведь 90% проблем с деньгами в агентствах, как ни крути — не из-за рынка, а из-за отсутствия нормальной управленческой модели.

Инструмент вторичен. Сначала должна появиться модель в голове. Потом в таблице. И только потом — автоматизация.