С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) действительно стали обязательными для большинства участников грузоперевозок в России.Это изменение закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ.
📎Что именно стало обязательным:
В электронном виде теперь должны оформляться:
• транспортные накладные (ЭТрН);
• заказы и заявки на перевозку грузов;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
• транспортные железнодорожные накладные;
• грузовые накладные для воздушных перевозок.
📎Кого это касается
Переход на ЭТрН обязателен для всех участников перевозочного процесса: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Это не только транспортные компании, но и любой бизнес, который привлекает сторонних перевозчиков для доставки товаров.
Когда можно работать с бумажными накладными
Законодательством предусмотрен закрытый перечень исключений, когда бумажный формат сохраняется. К ним относятся:
• перевозки, где грузоотправителем или грузополучателем является Министерство обороны РФ;
• перевозки, где грузоотправитель или грузополучатель — иностранное лицо, не включённое в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц (РАФП);
• каботажные перевозки иностранными перевозчиками, зарегистрированными в ЕАЭС;
• перевозки для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• отсутствие технической возможности направить документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) из-за сбоя или отсутствия доступа к интернету;
• перевозки, если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней.
С 19 сентября 2026 года перечень исключений был расширен. Теперь в него также входят:
• перевозки грузов военного назначения, где грузоотправителями или грузополучателями выступают МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС;
• перевозки грузов по территориям, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, ЧП, военного положения, правового режима контртеррористической операции;
• перевозки специальных грузов, продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности;
• перевозки социально значимых периодических печатных изданий.
Как перейти на электронный документооборот
📎Для работы с ЭТрН компаниям необходимо:
✔️Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).Для руководителя или ИП — КЭП от ФНС. Для сотрудников — КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД).
✔️Подключиться к оператору системы электронного документооборота (ЭДО).
✔️Список аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса России.
✔️Настроить внутренние процессы.
Определить, кто формирует документы, кто подтверждает отгрузку и подписание, кто работает с ЭТрН во время рейса.
Риски при игнорировании перехода
Хотя до 1 марта 2027 года действует переходный период (инспектор при проверке может ограничиться устным замечанием), игнорировать переход опасно.
Основные риски:
• Налоговые.При проверке ФНС отсутствие правильно оформленной ЭТрН может привести к отказу в вычете НДС и непризнанию расходов на доставку при расчёте налога на прибыль.
• Административные.После окончания переходного периода возможны штрафы за отсутствие документа.
• Договорные и судебные.Крупные заказчики могут отказаться от работы, а в спорах с контрагентами отсутствие ЭТрН усложнит доказывание факта перевозки.