❗️Почему проектный офис часто считают бесполезным и что с этим делать?

Чаще всего проектный офис появляется как ответ на призыв «давайте наведем порядок». И его наводят: берут популярный стандарт, внедряют «лучшие» инструменты, пишут регламент. Формально порядок навели, но чаще всего этот порядок… только ради порядка. 

Потому что непонятным остается самое главное – зачем все это нужно? К чему вся эта дополнительная нагрузка для руководителей? Какие конкретные проблемы решает проектный офис и решает ли?..

🔥 Сегодня делимся нашим свежим кейсом по разработке концепции проектного управления. Это еще не методология и не регламент, но точные ответы на главные вопросы – зачем нам нужна методология проектного управления и проектный офис в частности?

👉 Необходимость внедрения изменений, чтобы они были запущены, всегда обосновывается конкретными проблемами. Поэтому сначала мы определили, что болит в проектах: диагностика в два этапа, десять участников из разных подразделений. Оценивали результативность проектов: срывы сроков, бюджета, приживаемость результатов, достижение целей, удовлетворенность заинтересованных сторон – средний балл 3,2 из 5. Также проверяли саму систему управления: хуже всего обстояли дела с управлением знаниями (2,3) и организацией работы команды (2,4).

Результаты диагностики, определение ключевых проблем, – это фундамент для формирования целей проектного офиса. Цель – это состояние, при котором проблема решена и не возникает повторно. Например: проблема срыва сроков преобразовалась в цель «увеличить долю проектов, выполняемых в срок» и конкретный показатель – процент проектов и контрольных точек, завершенных в срок. Проблема долгого запуска проектов превратилась в цель «сократить сроки запуска проекта». Итого 17 целей по семи аспектам, у каждой свой показатель.

И только потом, определив цели проектного офиса, мы перешли к его задачам и функциям: через матрицу «цель → задача → функция». Например, под цель «увеличить долю проектов, завершенных в срок» сформирована задача «создание системы правил», которая включает функции: внедрение методологии планирования проектов, процедур запуска, внесения изменений и т.д. В нашем кейсе проблема запуска была одной из ключевых, влияющих на сроки – из-за того, что все решения по запуску инициатив проходили через собственника, большинство из них буксовали на старте месяцами.  

💡Каждая задача и функция теперь не просто «для порядка», а для решения конкретных проблем и достижения нужных целей. И разговор с высшим руководством идет не о том, «нужен ли нам проектный офис», а о показателях, за которые он отвечает с первого дня.

Подробный кейс разработки концепции проектного управления читайте здесь.