Время от времени мне присылают в работу документы, в которых исправления и примечания автора, соавтора, научного редактора или даже литературного редактора просто вписаны в текст (и хорошо ещё, если выделены цветом). Из этого я делаю вывод, что довольно много людей не знают про режим рецензирования в Microsoft Word. Поэтому давайте-ка я расскажу о нём.

Режим рецензирования (он же режим правки) — это такой способ сохранения текстового документа, когда в нём остаётся и исходный текст, и исправленный. Вот несколько доводов, чтобы начать использовать режим рецензирования:
– можно легко сравнивать исходные и исправленные фрагменты и выбирать, какой из них оставить, а какой удалить;
– можно нажатием одной кнопки отклонить все исправления, вернув текст к первоначальному виду;
– можно просматривать исправления, сделанные в документе разными людьми, причём как все сразу, так и по отдельности;
– оставленные редактором примечания вроде: «Что курил автор?» или: «А где последняя глава?» не попадут в печатный текст. 🙂

Перейдём к сути. Запустите Microsoft Word и в главном меню откройте вкладку «Рецензирование». Вы должны увидеть нечто вроде того, что показано у меня на скриншоте. Давайте разберём основные кнопки и команды.

1️⃣ Главная кнопка, которая позволяет включать и выключать режим рецензирования. В режиме рецензирования в документе сохраняются и исправления, и исходный текст.

2️⃣ Кнопка, позволяющая создать примечание в том месте, где стоит курсор (примечания отображаются в документе справа от текста, на полях). Есть более простой способ сделать то же самое: кликнуть правой кнопкой мыши в нужном месте и в появившемся меню выбрать команду «Создать примечание».

3️⃣ Это выпадающее меню позволяет переключаться между вариантами просмотра:
– Все исправления — показывается и исходный текст (зачёркнутый), и исправления (выделенные цветом). Это режим работы по умолчанию, наиболее удобный, потому что позволяет легко сравнивать исходные и исправленные фрагменты текста.
– Исправления — показывается конечный текст, исправления не выделены цветом, но обозначены чёрточкой на полях.
– Без исправлений — то же самое, что и предыдущий вариант, только исправления вообще никак не обозначены.
– Исходный документ — собственно, текст отображается таким, каким он был до правки.

4️⃣ Здесь можно более тонко настроить отображение исправлений и примечаний, выбрать, чьи правки должны быть показаны (разные пользователи обозначены разным цветом), и т.д.

5️⃣ Кнопка, позволяющая принять исправление, на котором стоит курсор (то есть окончательно заменить исходный текст на новый). На самом деле эта кнопка неудобна, лучше принимать исправления через контекстное меню, вызываемое правым кликом мыши. Но если нажать на маленькую стрелку рядом с этой кнопкой, выпадет список, в котором есть очень полезная команда «Принять все исправления».

6️⃣ Кнопка, позволяющая отклонить исправление, на котором стоит курсор (в этом случае останется только исходный текст). Так же неудобна, как предыдущая, так же продублирована командой из контекстного меню. И точно так же, если кликнуть по стрелке рядом с кнопкой «Отклонить исправление», можно вызвать список, где есть команда «Отклонить все исправления».

7️⃣ Полезнейшая функция (хоть и работающая иногда кривовато), не раз выручавшая меня, когда я забывал включить режим рецензирования и спохватывался, отредактировав уже с полдюжины авторских листов. Она позволяет сравнить два текстовых файла, исходный и исправленный, и сохранить все найденные правки в отдельный документ в режиме рецензирования.

Если вы чего-то из этого не знали — пользуйтесь. Если знали всё — молодцы.

Постскриптум. Если вы работаете не в Microsoft Word, а в Open Office, то имейте в виду, что там тоже есть режим рецензирования и все вот эти функции.

#инструменты