Личные дела аспирантов

Я уже писал о личных делах - здесь, здесь и здесь. Но вопросы по прежнему есть.
В разные годы существования аспирантуры личные дела то прямо предусматривались, то предусматривались между строк, либо не предусматривались вовсе. Их ведение, порядок комплектования и хранение полностью прерогатива организации.
Исторически, они появились в 1930-х с целью учета движения контингента в правильном направлении. Жизненный цикл личного дела оканчивается в архиве сначала организации, потом государственном (по принадлежности). До личных дел были послужные списки.

Комплектование личного дела – работа, требующая специальных знаний и навыков. Аналогией личному делу обучающегося может служить личное дело работника, которое прямо предусматривает хранение карточки Т-2 "Личная карточка работника" (но при этом необязательно их ведение) и Т-54 "Лицевой счет работника (учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда)". Оно и понятно для чего. Однако, есть тонкость - подтверждение того или иного факта, действия, привилегии, льготы. Мое мнение таково - в личное дело должны попадать те документы или их копии, которые прямо доказывают приобретение аспирантом прав, возможностей, льгот, привилегий, социальной поддержки и оказывают влияние на будущую защиту диссертации. Остальное вон из дома!

Необходимость и достаточность

Следующий нюанс на который нужно обращать внимание – это соответствие законодательству о персональных данных (152-ФЗ и подзаконные акты). Личное дело источник их появления и распространения. Здесь нужно либо обеспечивать их нераспространение среди третьих лиц, либо обеспечивать комплектование документами, которые не будут способствовать их распространению. Например, копия паспорта, копия СНИЛС, копия диплома о ВО. Это все копии, которые влекут за собой возможность нарушения 152-ФЗ. Я уже не говорю, об исключении допуска лиц, не имеющих право работы с персональными данными, к месту хранения личных дел.

Время на обработку

В соответствии с действующими нормативами (например, постановление Минтруда РФ от 18.12.1992 N 57) на обработку одного личного дела объемом 60 л.-150 л. требуется 5,1 часа (без учета составления описи):
– формирование дел по обучающимся, составление заголовков, оформление дел (группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках), 1 дело / 0,73 ч.
– проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, 1 д. / 1 ч.
– передача дел в архив из отдела аспирантуры, 1 д. / 0,33 ч.
– техническое оформление дел: подшивка документов в дело, 1д. / 0,3 ч.; ремонт дел, 1 д./ 0,44 ч.; заверение копий документов 1 л. / 0,08 ч. из расчета 20 листов для заверения, 1 д. / 1,6 ч.; нумерация листов в деле, 1 д. / 0,7 ч.
Теперь посчитайте общий бюджет времени: количество личных дел x 5,1 часа. Столько времени в год вы должны тратить на личные дела.

Поэтому, у вас есть все возможности сократить объем личного дела и облегчить свою работу.

Подписаться