Хранение документов в личном деле аспиранта и лица, прикрепленного для сдачи кандидатских экзаменов #методическое_оад

➖Подготовка к архивному хранению начинается одновременно с зачислением на обучение в аспирантуре.
➖В каждой организации должен быть разработан локальный акт, содержащий структуру личного дела, правил его комплектования и хранения.
➖В любом случае нужно придерживаться принципа «Количество документов обосновано и достаточно».
➖В процессе обучения неминуемо образуется набор документов, относящихся к личности аспиранта, называемый "личное дело", условно разделенные на блоки:
➕ Блок "Приема"
● заявление о приеме на обучение;
● копия документа об образовании и/или квалификации;
● копии документов, подтверждающие индивидуальные достижения;
● иные документы, подтверждающие те или иные факты, влияющие на процедуру приема
● документы, относящиеся к вступительным экзаменам (экзаменационные ведомости, протоколы (выписки из протоколов);
● заседания комиссий по приему вступительных экзаменов и т.п.);
● документы, относящиеся к конкурсу по приему в аспирантуру (протоколы (выписки из протоколов) конкурсной комиссии и т.п.);
● завершает этот блок решение о зачислении (например, протокол заседания приемной комиссии и выписка из приказа о зачислении).
➕Блок "Обучение"
● личные заявления аспиранта, например:
● заявление на назначение научного руководителя;
● заявление о выборе дисциплины по выбору или факультативной дисциплины;
● заявление об утверждении темы работы (если практикуется в образовательной организации) и т.п.;
● распорядительные документы (как правило, приказы или выписки из приказов руководителя образовательной организации);
● индивидуальный план работы аспиранта;
● протоколы заседания комиссий по приему кандидатских экзаменов;
● вторые экземпляры удостоверений о сданных кандидатских экзаменах и/или справок об обучении или периоде обучения.
➕Блок "ГИА"
● документы, относящиеся к ГИА (ИА) - заявления, решения, распорядительные акты о допуске к ГИА, утверждении темы НКР и т.п.
● учебная карточка (перечисление освоенных дисциплин с оценками и датами), если такая ведется;
● согласованная аспирантом версия диплома об окончании аспирантуры;
● протокол ГЭК/ГАК (выписка из протокола);
● копия диплома об окончании аспирантуры.
➕Блок "Личные документы и движение контингента"
● копия документа удостоверяющего личность;
● фотография;
● копия СНИЛС;
● копия ИНН;
● заявления и подтверждающие документы по академическим отпускам, отпускам по беременности и родам и аналогичные им.
➖В последнее время, наблюдается тенденция к исключению из состава личного дела копий документов, удостоверяющих личность из-за возможных нарушений правил обращения персональных данных.
Хранение "на всякий случай" таких документов может повлечь административные санкции.
➖В личных делах оправдано хранение копии въездной визы аспиранта, гражданина иностранного государства, написание имени которого может сказаться на правильности заполнения диплома.
➕Блок "Финансово-договорные документы"
● экземпляр договора об оказании платных образовательных услуг или договор о целевом обучении;
● заявления о рассрочке оплаты обучения;
● копии документов, подтверждающих оплату обучения.
➖Упомянутые документы за исключением заявлений, протоколов заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов и вторых экземпляров документов, обычно хранятся в копиях или выписках.
➖Не допускается вложение в личное дело документов не относящихся к личности аспиранта, чье личное дело комплектуется. Например, приказ о назначении стипендии обычно формируется списком из множества аспирантов. Следовательно, в каждое личное дело необходимо вложить отдельную выписку из приказа о назначении стипендии на каждого аспиранта. При современном уровне автоматизации сделать это будет просто.