Когда у меня в списке задач на день несколько раз подряд остаётся одна и та же карточка, то я избавляюсь от неё одним из двух способов:

— удаляю;
— декомпозирую.

С удалением всё достаточно просто: если задачу уже несколько дней не удаётся сделать, то может быть она не такая уж и важная? Или нужно сделать на самом деле что-то другое? Если получается ответить «да», то это наилучший вариант. Была задача — и не стало. Прекрасный выбор.

А вот если удалить ну никак не получается, дело важное и нужное, то приходит на помощь второй вариант. Нужно разбить карточку на несколько более мелких. Даже если исходная формулировка выглядит атомарной.

Например, вы никак не можете поговорить с сотрудником о его успехах на работе. Это давно нужно сделать, но задача для вас новая и не очень приятная, вот и откладывается постоянно. Вместо этого можно добавить в бэклог:

— создать ссылку со слотами для созвона;
— составить алгоритм встречи: о чём будем говорить и в каком порядке;
— отправить ссылку Пете в телеграм, приложив адженду;
— провести сам созвон.

Создать ссылку — ну очень простое действие, вы делали это уже сотни раз. И сейчас справитесь. А раз уже создали, то и отправить не так сложно, правда? Если сложно, то разбивайте ещё, вплоть до мельчайших моментов «нажать кнопку». Выглядит это иногда комично, но на самом деле помогает.

И небольшой лайфхак по современным трендам: попросить декомпозировать задачу можно у ChatGPT. Часто он предлагает не совсем корректные варианты, но это в любом случае какое-то начало. Исправить бывает куда проще для мозга, чем создать с нуля.