Неочевидный способ решить проблему нехватки высококвалифицированных руководителей проектов (кейс)

Есть отличный способ увеличить «пропускную способность» руководителей проектов, заодно снизив угрозы для «непрерывности бизнеса». Расскажу на примере.

Я руководил пятью крупными тесно связанными проектами. Когда все они только запускались, я своевременно забил тревогу: дескать, сейчас все перейдет в стадию реализации, и меня погребет под задачами, что-то неизбежно пойдет не так. Выбил себе администратора проектов (до этого такая практика отсутствовала).

Взяли ответственную девочку из операционного отдела. Я ее обучил, постепенно настроил процессы управления и делегировал ей их поддержание: задачи по ведению проектной документации, подготовке и протоколированию совещаний, поддержание порядка в ИТ системе и т.п. Ей — отличный опыт и обучение, мне — возможность сфокусироваться на функциях, которые я не могу делегировать: планирование, переговоры, принятие решений.

В результате, компания увеличила «пропускную способность» одного синьор РП примерно вдвое за счет одной только девочки-администратора: без нее я бы не справился и с тремя такими проектами. При этом качество управления возросло, потому что у меня вечно не хватало сил и времени на качественное выполнение процедур проектного управления (каюсь).

Даже если оценить только эффект по ФОТ, то это дико выгодно. Синьор РП стоит примерно в 3-5 раз дороже администратора проектов.

Другой плюс в том, что когда я ушел из компании, проекты не встали: при поддержке администратора проектов они спокойно шли еще некоторое время, пока выходил новый руководитель, входил в курс дел и т.д. Разумеется, чтобы это стало возможно, я сначала настроил систему управления проектами, а перед этим разработал методологию и внедрил специализированную ИТ-систему.

К тому же, из администратора проектов обычно довольно быстро вырастает руководитель проектов, который хорошо знаком с компанией, и ее спецификой, знает всех сотрудников и процедуры. С рынка такого взять не реально.

В общем, отличное решение для больших проектов с большим количеством административных задач, типа организационных проектов (регуляторные, внедрение больших ИТ систем и т.п.). Ну или можно одного администратора шерить на много небольших проектов. Странно, что редко встречаю на практике.

Часто наоборот, менеджеры говорят, что «Ну вот, буду я еще административный персонал раздувать». В результате «забивают гвозди микроскопом», тратя ресурс дорогущих РП на административные задачи.

#менеджмент #управление_проектами