Встреча встречей в календаре погоняет, и встречу догоняет – смотрю иногда на календари руководителей, и там все пестрит встречами. Работу работать? Утром, до встреч или вечером между встречами или прямо на встрече успеть то, что запланировал себе в работу...

Когда работал в большой компании, у меня была заготовка для приглашений на встречи:
- Зачем эта встреча и какова адженда? (цель и результат)
- Зачем там я?
- Что я должен знать заранее или подготовить?

Если ответов на вопросы не было, встреча игнорилась или я честно приходил отсидеть время, и занимался своими задачами. Постепенно количество встреч снизилось, и у меня появились окна внутри дней для того, чтобы спокойно заниматься своими важными и несрочными делами. В общем, очень рекомендую брать на вооружение.

Говорят, что есть компании, в которых выделяют целый день в неделю или по полдня два раза в неделю, когда встреч в принципе не ставят – они под запретом! Понятно, что пытаются поставить срочные и важные, и по ним проводятся отдельные разборы – почему она возникла, что сделать, чтобы больше такой ситуации не было? Хорошие вопросы, я считаю.

Также где-то читал (не могу найти источник), что в одной компании внедрили сервис планирования встреч, который сразу показывает стоимость данной встречи на основе заработных плат людей, стоимость их результата и потенциальных потерь. После первого квартала внедрения инструмента количество встреч снизилось на 20%... Причины: произошла смена фокуса плюс осознание величины издержек на проведение встреч, и оценка их ROI для компании. Молодцы, что сказать.

В прошлом году для нескольких компаний проводили тренинги по построению системы встреч на разных уровнях: зачем, как часто, кто, что обуждаем, какие решения и для чего, как фиксируем в действия и как контролируем исполнение, с какой периодичностью оцениваем потребность данного типа встреч и Р/Э всей системы встреч. Хорошие получились проекты, ребяты быстро внедряли и пересобирали свои системы и типы встреч, стряхивали пыль и убирали те, которые уже не актуальны, и заводили новые, для получения результата.

Про встречи могу писать долго и разнообразно, есть опыт внутри и наблюдения за большим количеством компаний и руководителей. Но... зовут проекты – впереди обучение для прекрасной ИТ-компании.

Какой у вас опыт организации системы встреч и участия в них?

#системный_менеджмент