Идеальный проектный офис, какой он?

✨Вдогонку вот к этому посту коллеги Петра Жаркова про базовый минимум проектного офиса,
захотелось мне описать Идеальный Проектный Офис (ИПрОф) - тот, к которому наверняка стремятся все организации, у которых есть задачи проектного типа, но который я еще ни разу не встречал.

👆ИПрОф - это такой, который:
- помогает РП в проектах при необходимости,
- предоставляет нужную информацию CEO и
- не задалбывает обе стороны бюрократией и muda.

🙇🏻Чем ИПрОф может помочь проектному менеджеру:
🎯Методологией и стандартизацией
Дать нужный шаблон документа или презентации, блюсти принятую в компании терминологию
🎯Сопровождением принятого в этой организации процесса управления проектами
Провести за руку по процессу принятия решений CEO, какие необходимы согласования, какие артефакты, как проект открыть и как закрыть
🎯Поддержкой эскалаций
Помочь подать эскалационный вопрос, заполнить чек-листы, подсказать с кем согласовать, как и на какой площадке представить его - CEO
🎯Поддержкой инфообмена
Поделиться Howto, Best Practices, вести портал проектной и нормативной документации, рассылать новости проектных событий и др.

✍️ User Story РП.
ИПрОФ, помоги мне, пожалуйста, когда:
... моему проекту нужна помощь или необходимо такое-то зафиксированное решение;
... хочу проинформировать, что в моем проекте все хорошо и помощь не нужна / хочу проинформировать о важном не только для меня риске;
... хочу узнать как такую задачу решали другие или что сделали соседи.

🤵🏼Чем ИПрОф может помочь CEO:
🎯Методологией и стандартизацией
Запросы РП будут приходить в едином формате, с единой градацией статусов
🎯Поддержкой эскалаций
Эскалации придут с заранее подготовленными ответами на те вопросы, которые необходимы для принятия решения
🎯Оформлением коллегиального решения и контролем исполнения
ИПрОф может организовать процедуру принятия решений уровня Board и проконтролировать исполнение этих решений
🎯Сбором данных по проектам для нужд портфельного и стратегического управления
Единая отчетность и Dashboard позволяют правильно фокусироваться на значимые риски, выявлять отклонения, добавлять ресурсы тем проектам, где необходимо
🎯Финансовой аналитикой по портфелю проектов
Анализ выполнения КПЭ и бизнес-метрик, план-факт по инициативе или совокупности инициатив или по компании в целом

✍️ User Story CEO 1:
Ко мне постоянно приходят разные проекты и чего-то просят.
ИПрОФ, помоги мне, пожалуйста, с процессом, обеспечивающим принятие правильного решения.
✍️ User Story CEO 2:
Я хочу понимать, правильно ли мы инвестируем ресурсы, достигаем ли мы поставленных целей, нужна ли корректировка стратегии.
ИПрОФ, помоги мне с информацией и подготовь проект решения.

ОК, есть одна сторона, которая готова информировать и хочет помощи и принятия правильных решений,
и есть другая сторона, которая хочет информации и готова принимать правильные решения.
Казалось бы, что может пойти не так...

😢 Что я лично наблюдал в разное время в разных проектных офисах разных компаний:
🎯ПрОф регулярно собирал отчетность с руководителей проектов, в разных отчетных формах, но никаких управленческих решений на базе этой отчетности не принималось. ПрОф работал сам на себя;
🎯За риски и красно-желтые семафоры в отчетах ПрОф стало прилетать РП, в результате чего РП все возможные риски и отклонения в проекте скрывали от отчета;
🎯ПрОф избыточно фокусировался на соответствие формы запросов - методологии и регламентам, в связи с чем часть запросов до руководства просто не доходило, а часть решений принимались в обход ПрОФ
🎯ПрОф требовал от РП заведения всех рисков проекта, а потом с РП же требовал отчета как он их предотвратил.
В результате, РП стали заводить 1-2 риска на отстаньте.
🎯Оверфокус на таймшитинг. РП и исполнители фокусировались на ведении таймшитинга вместо донесения важной управленческой информации.

✍️ User Story грустное: Ок, я введу данные как вы хотите, только отстаньте от меня.

Получается, что весь эффект от ПрОф сводится по сути к административному налогу для РП.

В следующем посту Top- причин почему так получается, от А. Кутузова