Практические советы по написанию протоколов встреч.

Оставим за скобками протокол как формальный документ со всеми элементами официального делопроизводства, и обсудим рабочие протоколы, которых у нас подавляющее большинство.

🔤 Протокол должен быть легко читаемым.
Ключевые менеджеры среднего и высшего звена должны иметь возможность прочитать его за 5 секунд, форварднуть/делегировать и пойти заниматься другими делами.
И, конечно, протокол не должен вызывать жгучего желания его переписать и тем самым вызвать гнев.

➗Если тебе реально важно в протоколе зафиксировать детали и получается лонгрид, раздели на две части: краткое резюме и детали под катом.

🛑 При чтении протокола не должно сложиться впечатление, что ты - "мухлюешь". Т.е. пытаешься внести в протокол не то, о чем договорились. Или не так, как договорились, но в своих интересах.
Это сразу удар по репутации, с некоторой вероятностью, блокирующий

Пара хинтов, которые позволят не создать такого впечатления по неосторожности:
🐣 Если после встречи и до отправки протокола ситуация поменялась - прямо так открыто написать. Я для этого употребляю слово update, ты можешь выбрать другое.
Например: update: обсудили после встречи с {тем-то}, не получится так, как договорились, поставлю отдельную встречу.
или update: узнал, что есть приказ, и поэтому не получится как договорились. Предлагаю...

💭 Если уже после встречи тебе пришла в голову умная мысль, то тоже так в протоколе явно и написать. Например:
Не договорились об этом, но пришло в голову, что...:
и далее твоя ответственность убедиться, что ты был услышан и ситуация продолжила обсуждаться или вообще все согласились.

🤝 В нашем менталитете - верить договоренностям.
Для топ-менеджеров слово пацана даже важнее написанного в протоколе (sic! мы о неформальном протоколе говорим).
И если какой-нибудь топ сочтет, что протокол не соответствует договоренности, то протокол не будет иметь значения.
Поэтому для важных договоренностей сначала проговори акцентированно то, что потом будет в протоколе.
Это для встреч любого уровня считается хорошим тоном, но для топ-встреч - практически обязательно.

И, финальное
👆Помни и учитывай кому направляешь протокол.
И адаптируйся: кому-то стоит перед отправкой показать, с кем-то - проговорить, а для топ-встреч с большим числом участников иногда полезно сначала разослать на узкий круг коллег, а потом уже на всех.