О том, как писать протоколы рабочих встреч.

Писать протоколы встреч - обязанность руководителя проекта. Для многих начинающих РП - это выглядит как эмоционально неприятная обязанность. И особенно, если руководитель требует этот протокол согласовать, да еще и со всеми участниками встречи.
У меня так тоже было, пока я не осознал, почему писать протоколы встреч - не только необходимо, но и выгодно для РП.
В чем же выгода?
В том, что протокол встреч часто воспринимают как стенограмму встречи, и стараются записать в него вообще все. Но на самом деле протокол - это инструмент руководителя проекта.

Какие задачи он решает
📝 безусловно, дает возможность договоренность зафиксировать (спасибо, кэп!).
Если протокол пишете вы - то у всех в качестве шпаргалки останется именно ваша формулировка. Ок, пусть и с учетом замечаний, если такие поступят.

🧐 зафиксировать сроки и ответственных, как для долгосрочных, так и для краткосрочных задач. В данном случае, протокол становится артефактом, который можно будет использовать в случае, если что-то по этим задачам пошло не так.
Человеческая память - виртуальна и в спорных ситуациях поможет далеко не всегда.

📤 кроме того, протокол нужен еще и для того, чтобы иметь возможность зафиксированные договоренности переслать. Либо участникам встречи спустя длительное время, либо тем, кто на встрече не был, но кому важны достигнутые на ней договоренности.

Из написанного выше легко объяснить,
что должно быть и чего не должно быть в хорошем протоколе:

➕- принципиальные решения, которые нужно на будущее сохранить и использовать при необходимости, достав из загашника протокол;

➕- поручения c максимально однозначно трактуемыми формулировками, с указанием ответственных и сроков;

➖:
- размытые формулировки;
- фразы, неоднозначно трактующиеся или не имеющие ценности как результат встречи;
- фразы, которые не позволят или затруднят его пересылку внешним читателям.