💢۷۱ درصد مدیران جلسات کاری را بی‌فایده می‌دانند!

🔸یک جلسه برگزار کردید که بیش از حد طول کشید. موضوعات زیادی برای بررسی وجود داشت و همه احساس می‌کردند باید نظرشان را بیان کنند. حالا هم خودتان برای جلسه بعدی دیر کرده‌اید و هم اعضای تیم، پس از بازگشت به میز کارشان، باید دوباره به یاد بیاورند پیش از اینکه جلسه کارشان را متوقف کند، مشغول انجام چه کاری بودند.

🔸این نه مشکل تمرکز است و نه مشکل بهره‌وری. این مشکل به نحوه مدیریت شما برمی‌گردد؛ مشکلی که احتمالا هزینه‌ای بسیار بیشتر از آنچه تصور می‌کنید به سازمانتان تحمیل می‌کند.
زمانی را که می‌توانستید بازیابی کنید، و تمرکزی که تیم شما برای انجام بهترین کارشان نیاز دارد، وقتی یک ‌بار از بین برود، بازسازی آن نزدیک به نیم ساعت زمان می‌برد و این در هر جلسه اتفاق می‌افتد.

🔸بر اساس پژوهش دانشگاه کالیفرنیا، پس از هر وقفه یا مزاحمت، به‌طور میانگین ۲۳ دقیقه زمان لازم است تا فرد دوباره بتواند به‌طور کامل روی کار خود تمرکز کند. همچنین انجمن روان‌شناسی آمریکا نشان داده که جابه‌جایی بین کارها می‌تواند بهره‌وری کلی را تا ۴۰ درصد کاهش دهد. ۴۰ درصد از بین می‌رود، فقط به این دلیل که مجبور شده‌اید دوباره تمرکز خود را تنظیم کنید.

🔸روان‌شناسان این وضعیت را «باقی‌ماندن توجه» می‌نامند. یعنی وقتی فرد از یک کار به کار دیگری می‌رود، بخشی از تمرکز ذهنی او همچنان در کار قبلی باقی می‌ماند. در نتیجه، افراد در جلسه شما از نظر ذهنی هنوز درگیر کاری هستند که از آن جدا شده‌اند. پس شما در حال مدیریت یک تیم نیستید، بلکه در حال تکه‌تکه کردن آن هستید.

🔸مدیرانی که نسبت به نتیجه‌ها مطمئن نیستند، جلسه برگزار می‌کنند تا احساس کنند کار مفیدی انجام می‌دهند و نشان دهند که در حال «انجام کاری» هستند. مدیرانی که حس می‌کنند دیده نمی‌شوند، جلسه‌های روزانه یا سرپایی برگزار می‌کنند تا حضورشان دیده و شنیده شود.
روان‌شناسان سازمانی این‌طور می‌گویند: اگر نمی‌توانید دقیقا مشخص کنید این جلسه قرار است به چه تصمیمی منجر شود، نیازی به آن جلسه ندارید. آن را لغو کنید.

◀️ محافظت از تمرکز

▪️به‌جای گزارش‌های شفاهی وضعیت، از ایمیل‌های کوتاه و مکتوب استفاده کنید. دو پاراگراف متن باعث نمی‌شود کسی ۲۳ دقیقه زمان برای بازیابی تمرکزش از دست بدهد. اگر واقعا جلسه لازم است، ۱۵ دقیقه کاملا کافی است.

▪️برای تیم خود حداقل روزی یک بازه سه‌ساعته کار عمیق بدون وقفه در نظر بگیرید. این بازه سه‌ساعته غیرقابل مذاکره است و قرار نیست جلسه‌ای بین آن برگزار شود. آن را مانند یک تعهد به مشتری در نظر بگیرید، چون در واقع هم همین است. اگر گفته‌اید دوشنبه‌ها جلسه نیست، به آن پایبند بمانید.

✳️ خطرناک‌ترین جلسه‌ای که در تقویم کاری شما وجود دارد، همان جلسه‌ای است که فقط از روی عادت برگزارش می‌کنید. تیم شما بهترین فکرها و تصمیم‌هایش را در همان سکوتی انجام می‌دهد که مدام از آن محرومش می‌کنید؛ آن سکوت را دوباره به آنها بازگردانید.

✍منبع: Forbes

@organizationalbehavior