Вчера с клиентом в очередной раз обсуждали процесс согласования.
За последние годы мы собирали таких процессов много достаточно. Договоры, счета, закупки, коммерческие предложения, заявки, внутренние документы всякие.
И в большинстве случаев схема примерно такая.
Кто-то запускает документ на согласование. Сначала согласует руководитель. Потом юрист. Потом финансист. Потом ещё кто-нибудь.
Вроде бы всё правильно...
Но в какой-то момент я поймал себя на мысли.
❓ А зачем они вообще ждут друг друга?
Ну типа, если юрист проверяет свои условия, финансист свои цифры, а руководитель вообще смотрит на всё это с точки зрения бизнеса, то почему они должны подключаться строго по очереди? Зачем вот это?
😈 Зачастую. это вообще никак необоснованно.
В сути каждый участник может отработать свою часть довольно быстро, а вот общее согласование всё равно растягивается на неделю, две, три. Дело в том, что большую часть времени документ никто не согласовывает. Он просто лежит и ждёт следующего согласованта.
❗️ Мне кажется, это вообще одна из самых недооценённых проблем в процессах.
Мы очень много думаем про этапы.
Кто согласует первым. Кто вторым. Кто третьим.
И гораздо реже задаём другой вопрос.
Какие из этих действий реально зависят друг от друга?
❗️ Если зависимость есть, всё нормально. Один закончил, следующий начал.
Если её нет, то зачем строить очередь?
Не, справедливости ради, параллельная работа тоже требует порядка. А то раздашь документ пяти людям, и потом быстро выяснится, что один проверял старую версию, второй внёс изменения, третий написал замечание к тому, чего уже нет.
Поэтому. чтобы все сработало, нужен единый комплект исходных данных, одна актуальная версия документа, общий срок и человек, который в конце соберёт замечания и разрулит противоречия.
🤘 Но сама идея мне теперь кажется довольно простой.
Формируешь процесс согласования - спроси себя не только: "Кто следующий?" А ещё и: "Нужно ли вообще кого-то ждать?"
Иногда для ускорения процесса не нужен новый регламент, дополнительная встреча или ещё один контролёр. Достаточно убрать очередь, которой не должно и было быть.
#наблюдениеимею
@M3ybeev