А о чем встреча? Мне надо заранее как-то подготовиться?

Наверняка вы хоть раз задавались вопросом: «А о чём будет встреча?» или сами его задавали. И наверняка замечали, что некоторые встречи проходят продуктивно и приносят результаты, а другие — нет. Часто причина в том, что у встречи нет чёткой структуры (для больших встреч) или хотя бы списка тем для обсуждения. Пришли, поговорили и разошлись.

В этом посте я не буду объяснять, нужна ли вообще встреча. Предположим, она нужна.

Представьте, что вы проводите совещание, чтобы обсудить новый проект. Без повестки и плана эта встреча рискует превратиться в хаотичное обсуждение разных идей и вопросов, которое легко может затянуться на несколько часов. При этом участники не смогут заранее подготовиться, потому что непонятно, что будут обсуждать. После такой встречи трудно вспомнить, что именно обсуждали и какие решения приняли.

Как сделать встречу эффективнее? Рецепт прост: у каждой встречи должно быть описание (повестка), а в конце встречи нужно составить и отправить участникам резюме встречи (follow-up) и желательно убедиться, что его получили, прочитали и согласились.

Зачем это нужно?

☝️ Структурность, целеполагание и экономия времени. Заранее определённая повестка помогает понять, на что направлены усилия встречи. Она организует обсуждение. Потенциально неважные вопросы можно заранее увидеть и вынести за рамки встречи или оставить их на конец.

☝️ Повышение качества коммуникации и вовлечённости. Повестка позволяет вовлечь всех участников в процесс, поскольку цель встречи понятна и каждый может подготовиться. Без повестки коллеги могут не понять, зачем им присутствовать на встрече и что от них требуется. Я, например, чувствую себя увереннее на встрече, когда знаю, какие темы будут обсуждаться, и заранее имею доступ к дополнительным материалам.

☝️ Запись итогов и последующие действия. У каждой темы должна появиться резолюция и, если нужно, задача (action item) с понятным исполнителем и сроками. Зафиксировать результаты встречи и отправить коллегам — одна из самых важных частей совещания!

Ценность повестки особенно заметна при плотном графике встреч, когда приходится часто переключаться между разными задачами. Когда-то, когда у меня было 1–2 встречи в день, одна из которых дейлик, расписанная повестка не казалась чем-то очень нужным. Но сейчас, когда встреч гораздо больше, хорошо видно, что наличие повестки — это не формальность, а хороший инструмент, который позволяет проводить встречи продуктивнее. Фиксация итогов нужна в принципе всегда, чтобы посинкать ожидания всех участников встречи и зафиксировать, кто и что должен сделать. Тут, как мне кажется, иных вариантов вообще быть не может.

---

Поздравляю всех с Новым Годом и желаю быть еще более продуктивными и полезными!