Магия Excel

Друзья, привет!
Сегодня вашему вниманию один из более чем 70 видеоуроков моего курса по подписке на Sponsr — в нем разбираем задачу из жизни (помогал коллегам с похожей таблицей), в которой будем использовать функции из разных категорий.

Задача — вытащить из текста упоминаемый ID, найти его в таблице и дать гиперссылку на ячейку / строку с ним.

Посмотреть (это видео открыто без подписки) можно здесь, там же ссылка на гуглотаблицу с примером:
https://sponsr.ru/excel_magic/159087/Zadacha_nahodim_metriku_v_tablice_i_formiruem_ssylku_na_yacheiku__stroku_s_nei

За последние пару-тройку лет в Excel 365 появилось много мелких и не очень нововведений (не считая новых функций листа). Большинство из них не тянут на отдельное видео, так что я решил рассказать про них оптом 😁

✔️ Фокусировка на ячейке
✔️ Копирование итогов из строки состояния
✔️ Улучшенный выпадающий список
✔️ Отображение сразу нескольких скрытых листов
✔️ Панель навигации
✔️ Улучшенный тёмный режим
✔️ Проверка производительности
✔️ Устаревшие значения
✔️ Контрастные цвета
✔️ Поддержка эмодзи и юникода
✔️ Распознавание текста с изображений
✔️ Вставка картинок в ячейку
✔️ Инсайты от ИИ

Понятно, что в текущих российских реалиях наличие установленной на компьютере последней версии Microsoft Office 365 по подписке - это роскошь и есть далеко не у всех. Но то, что появляется сначала эксклюзивом только в подписке Excel 365, спустя какое-то время Microsoft обычно добавляет и в регулярные версии Excel, так что надежда есть 😉 Например, некоторые из описанных фич уже есть в Excel 2024.

▶️ Смотреть видео и читать статью у меня на сайте (без VPN) https://www.planetaexcel.ru/techniques/11/72537/
▶️ Смотреть видео на YouTube https://youtu.be/uZW4ICrRnFY

Горячие клавиши по понедельникам 🔥

Ctrl с минусом: удаление.

Удаление чего?
Если у вас выделены столбцы или строки полностью, они и будут удаляться без лишних вопросов!

Если ячейка или диапазон — то Excel уточнит, хотите ли вы удалить ячейки, строки или столбцы.

В умной таблице будет удаляться строка, если выделена одна ячейка, и столбец, если несколько в одном столбце.

В сводной таблице выделенные элементы (в области строк или столбцов) будут скрыты (отфильтрованы).

Ну а если мы добавим Shift, то будем удалять границы ячеек.

Видео: разбор формулы, которая вычисляет серию игр без ничьих по каждой команде. Новые функции Excel во всей  красе

Маэстро Михаил Музыкин поделился со мной формулой, которую он выдал в качестве решения на одном из форумов по Excel

Задача в том, чтобы вычислить, сколько матчей к данному моменту у каждой команды было без ничейных результатов подряд.

Тут во всей красе новые и сверхновые функции, а я их обожаю, так что решил записать видео с разбором формулы по шагам, надеюсь, это поможет новичкам понять силу функций и лучше с ними познакомиться!

Видео на Kinescope
Ссылка на тему на форуме
Канал Михаила

Как избежать вставки ссылок в диалоговых окнах

Вот редактируете вы какую-то формулу или диапазон в окне условного форматирования или в диспетчере имен Excel.
И нажимаете стрелку влево или вправо на клавиатуре, чтобы... переместить курсор.
И в этот момент Excel вставляет ссылки на ячейки. А-а-а-а-а!

Как от этой гадости избавиться? Нажать F2.
И тогда стрелки будут перемещать курсор. При вводе формул в ячейках это тоже работает.

Опознать режим можно по надписи в левом нижнем углу (в строке состояния) — если там "Правка" (Edit), то можно смело нажимать на стрелки :)

У вас есть умная таблица. Это здорово! Ее, кстати, можно создать из диапазона сочетаниями клавиш Ctrl + T и Ctrl + L.

А в умной таблице у вас есть строка итогов. Это тоже здорово. И для нее есть сочетание клавиш: Ctrl + Shift + T. И добавляет, и убирает строку итогов.

Но вот проблема: без строки итогов можно просто "дописывать" данные к таблице — если вводить что-то в первой пустой строке под таблицей, новые строки автоматически станут ее частью.
Но строка итогов всегда в самом низу таблицы, и если вводить данные под ней — ничего не произойдет, размеры таблицы не изменятся.

Выход? Перемещаемся в последнюю строку с данными (не в строку итогов) и в последний столбец. Нажимаем Tab. Это самый быстрый способ добавить строку!

Очень короткое видео без звука с демонстрацией.

У вас есть объект графического слоя — рисунок, фигура (как на скриншотах), диаграмма, срез умной / сводной таблицы и т.п.

Если тянуть левой кнопкой мыши за маркеры (углы) объекта, его размеры будут меняться.

Добавляем Alt — и объект будет выравниваться по сетке (границам ячеек). Очень удобно, когда несколько диаграмм, например, нужно аккуратно расположить

Shift — и пропорции будут сохраняться.
Ctrl + Shift — пропорции будут сохраняться, а центр объекта будет оставаться на месте, то есть он будет увеличиваться "во все стороны", а не в сторону выбранного маркера, за который вы тянете. Просто Ctrl — с сохранением расположения центра, но с изменением пропорций.

Можно пользовать не только в Excel — но и в Google Презентациях, к примеру!

Горячие клавиши по понедельникам 🔥

Сегодня — "Переход"
Это Ctrl + G или F5.

И далее:

Можно ввести адрес ячейки и нажать Enter — попадете в эту ячейку. Так можно добраться даже до скрытой ячейки и ее редактировать в строке формул или просто посмотреть там на содержимое.

А можно нажать "Выделить" и далее выделить все формулы / отличия / пустые ячейки и так далее.

Друзья, понимаю, что мы тут про таблицы, но не могу не поделиться проектом, над которым работал значимую часть времени с февраля и до этого дня — помимо корпоративных курсов по Excel и помощи коллегам по издательству с ним же.
Это печатный журнал про бег. Называется «Бегать просто», как мой одноименный канал, первый номер только что вышел. Вышел он аж на 192 страницы. Впервые с 2017 в России есть свой бумажный беговой журнал.

Excel, кстати, очень даже пригодился :) Каждая статья — это восемь этапов работы: два редактора, вычитка, вёрстка, корректура и так далее (а еще статус по договорам или оплатам или согласованиям). Умножьте на несколько десятков материалов — и без таблицы с планом номера и статусами по этапам всё это просто рассыпается. Чекбоксы (флажки) ☑️ — наше всё! Ну ИСТИНА же

Сам журнал — для тех, кто бегает ради здоровья и удовольствия, и для тех, кто выходит на старт ради результата. В первом номере: большое интервью с Владимиром Никитиным после рекорда России, главы из трёх книг о беге (включая ещё не изданную «Вопреки»), планы тренировок для начинающих, статьи о здоровье, репортажи с десяти шоссейных и трейловых стартов. И еще очень, о-о-о-очень много всего.

🛒 Купить можно на Озоне
или в магазине "5 вёрст"

Объединяем умные таблицы в одну: формулы и Power Query

В видео разбираем такую задачу: собрать данные из нескольких умных таблиц.

Если у вас Microsoft 365, то можно наслаждаться новыми формулами и использовать функцию ВСТОЛБИК / VSTACK. Так же в видео разбираем, как с ее помощью в сочетании с функцией ФИЛЬТР / FILTER фильтровать данные "в режиме реального времени" и добавить к результату фильтрации заголовки.

Если версии 2010 и новее, то можно с помощью Power Query объединить таблицы в один запрос и далее анализировать данные вместе с помощью сводной таблицы или просто выгрузить на лист как одну таблицу.

Быстрое скрытие столбцов

Чтобы скрыть столбцы (выделенные столбцы или столбцы, относящиеся к выделенным ячейкам), нажмите Ctrl + 0
Сработает и для несмежных столбцов (если вы заранее выделите ячейки, зажав Ctrl).

А как показать скрытые столбцы?
Это сочетание Ctrl + Shift + 0. Но оно может не работать. И тогда вам придется чуть пошаманить в настройках Windows — см скриншот :)

Для строк: то же самое, но с девяткой. Ctrl + 9 и Ctrl + Shift + 9.

Горячие клавиши по понедельникам 🔥

Сегодня про скрытие / отображение разных элементов, а именно:

Ctrl + F1 сворачивает (остаются только названия вкладок) и разворачивает ленту инструментов. Но для этой же цели проще использовать двойной клик по названию вкладки!

Ctrl + 8 скрывает и отображает кнопки группировки (сама группировка остается в том же состоянии, строки/столбцы не отображаются — см скриншот на картинке)

Ctrl + Shift + U разворачивает и сворачивает строку формул (если нужно больше места для просмотра и написания многоэтажной формулы или текста с переносами строк)

ПРОСМОТРX / XLOOKUP может возвращать ссылку, а не значение

Такое поведение будет спровоцировано одним из операторов — двоеточием (диапазон), пробелом (пересечение диапазонов), запятой или точкой с запятой (объединение диапазонов)

То есть
ПРОСМОТРX(...) : ПРОСМОТРX(...)
будет ссылкой на диапазон от ячейки, найденной первой функцией, до ячейки, найденной второй. Как в примере на скриншоте, где возвращается диапазон или сумма (если добавляется функция СУММ / SUM) "от и до".

Перемещаем столбец

Если выделить столбец и потянуть его вправо или влево за границу, зажав левую кнопку мыши, мы вырежем и вставим данные — то есть исходный столбец останется пустым, а тот, куда мы перетащили, заполнится его данными. Поэтому Excel сначала предупредит вас в диалоговом окне о том, что данные будут заменены (если они есть)

Ну а если надо переместить столбец, зажимаем клавишу Shift, тащим — и он просто перемещается. Уже без предупреждений :)

Рад сообщить, что моя новая 4-я книга "Аналитические отчёты в Microsoft Power BI" наконец-то вышла в продажу (в бумаге и PDF).

По сути, это книга-тренинг. В основе лежит материал двух моих продвинутых курсов по аналитике - "Создание дашбордов в Power BI" и "Погружение в DAX", но широта и проработка материала тут значительно глубже и объем получился приличный - аж 420 страниц А4. Солидный такой кирпич 😁

Что внутри:
✔️ обзор экосистемы Power BI в текущих российских реалиях и всех этапов построения отчёта, включая правильное общение с заказчиком;
✔️ пошаговый процесс сборки "движка" любого отчёта - семантической модели данных, со всеми нюансами и "граблями";
✔️ разбор создания и настройки внешнего вида всех основных типов визуализаций: карточек, таблиц, диаграмм, графиков, срезов, географических карт и т.д.
✔️ примерно половина(!) книги посвящена языку DAX - основному инструменту анализа в Power BI и Power Pivot. На примерах изучаем все основные функции агрегации, даты-времени, ранжирования, табличные функции, итераторы и т.д.
✔️ понятным языком объясняю про контексты, управление ими и преобразования одного контекста в другой;
✔️способы прогнозирования в Power BI, чтобы в ваших отчётах был не только факт, но и прогноз;
✔️ план-факт анализ: как правильно вводить в модель плановые данные и реализовать расчёт выполнения плана и отклонения от него
✔️ публикация готового отчёта и последующая настройка в облаке (права доступа и т.д.)

В комплекте с книгой идут все файлы исходных данных и примеры отчетов в версиях "до" и "после", чтобы вы смогли либо сразу поковырять готовое решение, либо открыть исходник и проработать весь материал руками, повторяя все упражнения из книги.

📖 Страница книги у меня на сайте: https://www.planetaexcel.ru/books/bi-book.php
Там же можно купить и тут же скачать электронную версию (цветной PDF с примерами) или заказать бумажную (отправим вам через СДЭК с оплатой при получении).
Ещё есть на ОЗОН, но там подороже из-за комиссий https://ozon.ru/t/3Q1NiYI

Буду рад любой обратной связи, критике, найденным ошибкам и т.д.
И большое спасибо всем, кто терпеливо ждал выхода этой книги так долго 🙏