#ОшибкиНаПрактике - Дебиторка

Не копите акты и дебиторку. Даже если кажется, что «мы же все обсудили»

Сколько раз я себе говорил:

• заключай договоры,
• подписывай акты вовремя,
• не копи дебиторку,
• фиксируй все работы.

И все равно иногда наступаю на те же грабли.

Кейс из практики.

Один текущий проект начинался как обычная переверстка страниц, а потом перерос в глобальную перекройку проекта.

По нему у нас было два договора:

— один на верстку;
— второй на техподдержку.

Казалось бы, что может пойти не так?
И там, и там понятные работы.

По верстке действительно все было более-менее ясно. Почти без проблем.

А вот по техподдержке началась классика: внезапные задачи, срочные ремонты, работы по выходным, дополнительные правки. Количество часов стало расти, и заранее его было сложно спрогнозировать.

По ходу дела мы внедрили для всех проектов еженедельные отчеты.

В отчете указывали:

— какие работы сделали;
— сколько часов ушло;
— сколько это стоит.

И вроде бы все прозрачно.

Если за неделю выходит условно 100 тысяч, то понятно, что за месяц сумма меньше уже не станет.

Но прошло почти три месяца.

Я пришел с просьбой закрыть всю дебиторку, отправил счета с подробным описанием. И на один счет, где была самая большая сумма, получил ожидаемую реакцию:

«Как так? Такого быть не может».

И вот тут нас спасло то, что все работы велись в Красотуле CRM.

Я за минуту подготовил отчет и отправил подробную расшифровку: задачи, часы, комментарии, стоимость.

Надо отдать должное клиенту: диалог был спокойный и адекватный.

Да, сообщений было много.
Да, пришлось разбирать детали.
Да, клиент не со всем был согласен.

Но разговор шел нормально:
клиент писал, почему не согласен, а мы в ответ давали таблицу с фактами и комментариями по каждой спорной работе.

В итоге договорились, что раз отчеты еженедельные, то и счета с актами тоже будем выставлять еженедельно.

Для меня это еще один урок.

• Недостаточно просто хорошо делать работу.
• Недостаточно просто вести учет.
• Недостаточно просто отправлять отчеты.

Нужно вовремя закрывать документы и деньги.

Потому что клиент должен заниматься своим бизнесом, мы — своим делом, а не тратить силы и нервы на разбор накопившихся счетов за три месяца.

Кейс закончился нормально.

Но вывод простой: если работа идет по часам, особенно в техподдержке, акты и счета надо выставлять регулярно. Иначе даже при нормальных отношениях можно самому создать неудобную и нервную ситуацию.