Как ставить задачи

Автор: Наталия Михалева

Я много и часто ставлю задачи для смежных подразделений - разработки, бухгалтерии, юристов, hr и маркетинга. Для того, чтоб задача была реализована быстро, с наименьшим количеством уточняющих вопросов, завела привычку относиться к ним, как к предложениям для клиентов. Главное - облегчить процесс принятия решения, ускорив таким образом выполнение задачи.

Почему так?

- любая задача, если она не ставится вашему прямому подчиненному, - дополнительный геморрой. Хорошо, если в компании есть культура взаимоподдержки, когда все работают на некий общий результат, но так бывает далекоооо не всегда. Каждый раз мы по сути продаем коллегам идею что-то сделать для нас.

- если в задачу надо вникнуть, разобраться - она будет отложена, иногда на неопределенный срок. Стараемся сделать все от нас зависшее, чтоб решение задачи выглядело понятным и не отнимало много времени…. По крайней мере, создаем такое впечатление))

- Если по задаче много непонятных вводных, исполнителю придется задавать уточняющие вопросы. Это во-первых, удлинняет срок исполнения, во-вторых - будет аффектить на вас, как на человека, который несет всякую дичь, с которой надо разбираться. Привет, репутация, снова она.

Как описывать задачу?

- в самом начале объяснить цель. Что конкретно тебе нужно, какую задачу решаем. Иногда может оказаться так, что оптимальным решением будет что-то совершенно иное. То, что даже не придет вам в голову. Исполнитель, в силу своего опыта и другого угла обзора, предложит лучший вариант решения.

- описываем решение, которые кажется нам оптимальным с позиции «вижу так, но не претендую на истину в последней инстанции», аргументируем свою позицию доводами, по возможности оцифрованными.

- если работаем с задачей нового типа, внимательно смотрим на все уточнения, которые приходят. Я их всегда записываю в заметки, есть специальная папка в телефоне. Если задача станет стандартной, на основании этих вопросов соберется список вводных, необходимых исполнителю для решения и каждая следующая задача будет требовать меньше уточнений и вы сразу можете дать исчерпывающую информацию.

- обозначем сроки, но только если они реально есть и важны. Если задачу нужно решить прям быстро и на это есть объективные причины, я обычно сначала описываю задачу, потому иду с личку или ногами к потенциальному исполнителю и прошу рассмотреть задачу в приоритете, потому что…

В комментариях делитесь своими лайфхаками по задачам для коллег.

@hlebvoda