Заканчивайте выступления вовремя

Сколько мероприятий заканчивается вовремя? Я говорю об онлайн-мероприятиях около обучения — лекциях, воркшопах и практиках. Слишком часто ведущие не укладываются, и происходит одно из двух:
• Мероприятие задерживается, и участники вынуждены опаздывать на следующую встречу.
• «Скомканные» последние минуты — спикер пытается успеть впихнуть в них материал, быстро тараторя и пропуская слайды.

Оба варианта выглядят крайне непрофессионально. Особенно неприятно находиться на конференции, на которой дают расписание выступлений, но одно-два выступления в начале затянули, и всё: приходится убирать перерывы, сокращать обеды, и полностью игнорировать выданное участникам расписание.

Что я делаю, когда веду воркшопы, чтобы заканчивать вовремя:

1. Портал.

Не планируйте, что ровно в минуту начала мероприятия вы начнёте основную часть. Люди будут опаздывать, им нужно время, чтобы подключиться, доесть обед или переключить внимание с предыдущих встреч.

Заложите 5 «разогревочных» минут в начале выступления. Здесь уместно провести айсбрейкер или знакомство «напишите что-то о себе», задать вопрос по теме прошлого занятия или напомнить прошлый материал.

Просто «давайте подождём опаздывающих» не подойдёт.

2. Скорость спикера в слайдах-в-минуту.

Спикер должен знать, сколько слайдов в минуту нужно подготовить чтобы комфортно рассказать их за отведённое на выступлении время.

Я знаю, что моя скорость — один слайд в две минуты. Если при подготовке к выступлению на час я вижу больше 30 слайдов, это сигнал мне — сократить материал.

3. Дополнительная часть выступления.

Даже когда спикер подготовил ровно столько слайдов, сколько может рассказать за время мероприятия, реальное время выступления может быть разным. Где-то заговорился и вспомнил красочный пример, где-то было больше вопросов, или, наоборот, быстро проскочил тему.

Чтобы даже в этом случае попасть в тайминг, может быть подготовлена опциональная часть выступления. Такая часть, которую можно рассказать, если останется время, или не рассказывать, если времени не останется. И выступление останется цельным, вне зависимости от того, была рассказана эта часть или нет. Я закладываю на неё ~15% от времени выступления: 10 минут для часовых и 20 для двухчасовых выступлений.

4. Групповая динамика.

На неё нужно закладывать время, если формат мероприятия — не лекция, а групповая работа, где люди делятся по комнатам и должны выполнить упражнение. Не ждите, что участники быстро включатся в работу. Людям нужно познакомиться, ощутить себя безопасно, договориться о ролях. Если предполагается работа в доске вроде Miro, её нужно прогрузить и найти своё окошко, кому-то нужно быстро научиться пользоваться Miro, а кому-то — переподключиться с телефона на компьютер. Также людям необходимо поделиться впечатлениями от прошедшего упражнения.

Люди будут делать всё это в любом случае, и нужно заложить на это время в расписании мероприятия. 3-5 минут на «разогрев» внутри групп + 3-5 минут на каждого человека на рефлексию в группе.

Не затягивайте выступления — это несложно.