Камни, песок и вода при планировании

Как часто вы сталкивались с тем, что команда напланировала много, а сделала сильно меньше? Какие у этого были причины? Обычно это «ой, ну там саппорта много было», «смежники еще задач принесли неожиданно», «сотрудник ушел в отпуск» (вот так сюрприз!) и всё в таком духе.

Аналогия
Этот пример фигурировал в куче видео, историй, анекдотов и т.д.
В банку насыпают крупных камней до краев, и кажется, что банка уже полна. Но потом туда же засыпают песок, и он аккуратно протискивается между камней. Ну теперь-то точно банка полна. Но дальше туда доливают воды, и она разливается внутри песочной массы.

Что делать с этой аналогией?
Если объем банки N, то люди оценивают объем крупных проектов тоже в N и на это коммитятся. Но в банку точно не влезет столько крупных камней. Они же там не один к другому притерты. Есть куча разных промежутков: завязка на смежников, на заказчиков, на интеграцию, на переделку и допочинку (тоже сюрприз, что сразу нельзя без проблем с первого раза всё идеально сделать!). Поэтому крупных камней точно надо планировать меньше, чем N.

А потом нам надо учесть еще песок — регулярный поток саппорта, разумный поток того, чего забыли попросить заказчики и смежники на старте планирования, техдолг и экстренные возгорания.

А дальше еще вода. Люди ходят в отпуск, болеют, имеют естественные спады продуктивности периодически, увольняются и всё такое прочее.

Пример
В моем личном примере у уже знакомой и бодрой команды я закладываю камней примерно на 65%, 25% песка и 10% воды. И это стабильно работает. Проверено уже не на одной команде, не в одной компании.

Тут главное эти цифры не слепо брать, а понимать примерную тенденцию и статистику, сколько в прошлом песка сыпется в команду. На мой взгляд, это самая вариативная и нестабильная часть.

Как-то лет 6-7 назад смотрел доклад Скайенга, и они там подводили статистику, что у них камней получалось 35%, а остальное суета, саппорт, текучка (читай песок). Так что тут без индивидуального подхода я не знаю, как обойтись.

Итог
При планировании можно и нужно закладывать разные типы работ, стараясь ничего не забыть.

Лучше дать обещание, которое кажется несколько скромнее того, чего от вас якобы ждали, и выполнить всё важное и рутинное в срок, чем под конец отчетного периода мямлить и рассказывать, что у вас то одно, то другое случилось.
Оправдания не помогут никому. Ни вам при определении вашей премии за то, как вы наработали, ни тем, кто ждал обещанного, но не дождался.