5 самых глупых ошибок, которые погубят вашу конференцию

Невозможно сделать идеальное мероприятие. В большой группе все равно найдутся те, кого хоть что-то, да не устроит.

Но давайте начистоту — часть неудобств оправдана. Например, вы взяли зал поменьше, потому что он стоил втрое дешевле. Или отказались от капучино, зато сэкономили на целого модератора. Или поехали в отель подальше, зато встретились раньше на месяц.

Выходит, что некоторые неудобства оправданы. Они позволяют сэкономить кругленькую сумму или немало времени.

Но есть и другие — предельно бессмысленные способы экономии, которые приводят к значительным бедам и рискуют погубить вашу конференцию.

Итак, мои топ-5 самых неоправданных способов сэкономить:

1️⃣ Использовать штатный уставший проектор

Вы потеряете тонны энергии, если участникам придётся изо всех сил концентрироваться, чтобы понять, что на экране. Не верите? Попробуйте в солнечный день снизить яркость телефона до минимальной и несколько часов читайте на нем текст. Сконцентрироваться будет трудно, и вскоре вас охватит раздражение.

По нашему опыту до 60% штатных проекторов в пригородных отелях недостаточно яркие. А в ответ на ваш запрос арендодатель может выслать паспорт проектора с тысячами люменов. В следующий раз, когда вы решите сэкономить на личной проверке проектора, задумайтесь, а вы готовы пожертвовать концентрацией группы ради небольшой суммы?

2️⃣ Сэкономить на наклейках с номерами столов

В большом зале с круглыми столами предложите участникам занимать любой. Тогда за центральным десятиместным столом вы увидите плотную компанию из 22 человек (и это наверняка будет сплоченная команда центрального округа, которую ни в коем случае нельзя рассаживать). А дальний столик будет «для опоздавших». За ним будет 5 абсолютно потерянных, ни с кем не общающихся людей. Стоит ли говорить о том, что групповая работа при такой организации будет ужасной?

3️⃣ Не заказать велкам-кофе

«Зачем им кофе еще и утром? Они же будут из дома!» — отхлебнув ароматный напиток, HR-директор безжалостно вычеркнула утреннее утешение из жизни участников. Шанс сделать людей довольными в самый важный момент сессии исчез безвозвратно.

Знаете, мне кажется, что большинство приветственных кофе-брейков вычёркиваются заказчиками в момент, когда они сытые. Слишком велик соблазн сэкономить 10-15% бюджета питания. Пожалуйста, не делайте этого! А чтобы ощутить важность приветственного кофе — принимайте решение утром, до первой чашки:)

4️⃣ Прибивать попу гвоздями

Напечатайте расписание конференции и названия тем на бейджах — и услышите шёпот организатора вашему модератору: «Леша, давай закругляй Сосискина, там уже Сарделькина по плану». А если кто-то из спикеров не приедет — это вообще будет катастрофа. Напечатайте на бейджах кьюар, который будет вести на динамическое расписание (в любом редактируемом формате) — и вы сохраните гибкость.

5️⃣ Забыть пословицу «Хороша ложка к обеду»

«Так, ну на все вопросы мы ответить не успеем… поэтому Елена Сергеевна, давайте соберём, обработаем и вышлем потом» — гендиректор был настроен решительно. К сожалению, это не создаст достаточной ценности. Не верите? А вы замерьте процент открывших это письмо с ответами)) (а еще лучше — дочитавших до конца). Поверьте, лучшее время и место, когда человеку интересен ответ на его вопрос — это момент, когда он был задан.

Попросите эксперта отвечать в текстовом режиме на вопросы из «хвоста» списка (подробнее здесь). И, когда спикер ответит на 5 самых популярных — покажите, что и на все остальные вопросы ответы уже есть. И вы увидите: «Вау! Вы молодцы!» от участников.

Что дальше?

На открытых конференциях, получая жесткую обратную связь, организаторы достаточно быстро исправляют досадные ошибки. А в корпоративных мероприятиях, особенно не слишком больших, участники нередко «жалеют» родного HR, избегая острых углов. В результате раз за разом повторяются одни и те же, пусть не фатальные, но весьма неприятные отклонения.

Понравилось? Подписывайтесь, чтобы не пропустить вторую часть:)

И делитесь, какие ошибки запомнились вам?