👷 Сначала поручай, потом действуй

Представьте, что вам нужно закрыть выполненные объемы работ по проекту. Объём задач колоссален: необходимо оформить исполнительную документацию, подготовить акты КС-2, КС-3, составить реестр, согласовать его с представителем заказчика и собрать подписи всех участников. При этом времени в обрез, а ресурсов не хватает.

Параметры задачи:
Документы для закрытия объёмов: акты КС-2, КС-3, акты скрытых работ, исполнительные схемы, паспорта.
Согласование с технадзором и заказчиком.
Получение подписей и печатей от всех сторон.
В команде задействованы: бухгалтер, юрист, руководитель проекта, сотрудники ПТО, начальник участка/прораб, заказчик и его представители.

Типичная схема работы менеджера:
1. Сначала менеджер собирает паспорта, рассчитывает объёмы, оформляет акты КС и подготавливает исполнительную документацию.
2. Затем он спешит к технадзору, чтобы получить необходимые визы.
3. После этого пытается согласовать все с заказчиком и собрать финальные подписи.
4. И только потом отправляется в бухгалтерию для оформления окончательных документов, запрашивая счёт и счет-фактуру.

На бумаге процесс выглядит идеальным – можно уложиться в 15-16 дней. Но на практике всё зависит от множества людей. ПТО может быть загружен другим проектом, технадзор – отсутствовать на объекте, а заказчик – уйти в командировку. Итог: проект буксует, сроки перетягиваются, и вместо 15-16 дней процесс длится до 35 дней, что приводит к задержкам и финансовым потерям.

Как поступать правильно?

Принцип «сначала поручай, потом действуй» работает намного эффективнее. Вместо того чтобы начинать с оформления исполнительной документации, загрузите всех участников процесса заранее:
Поручите ПТО.
Дайте задание подготовить и проверить документы сразу для текущего объёма работ, а не ждать завершения всего проекта.
Свяжитесь с технадзором.
Позвоните заранее, чтобы они проинспектировали работы по конкретным этапам, и договоритесь о подписании промежуточных чек-листов.
Согласуйте время с заказчиком.
Договоритесь заранее о времени подписания актов, чтобы избежать ситуации, когда заказчик уезжает в командировку или возникают другие задержки. Обязательно сообщите этот дедлайн всем исполнителям.

С таким подходом, вместо того чтобы в фантазиях уложиться в 10 дней, реально можно закрыть объёмы за 15 дней.

Что нужно сделать:
1. Составьте подробный план закрытия работ.
Определите, кто за что отвечает, и распланируйте, какие процессы можно параллелить.
2. Задайте поручения всем участникам заранее.
Поручите бухгалтеру подготовить счет и счет-фактуру, ПТО – собрать исполнительную документацию, технадзору – провести инспекцию, секретарю – оформить необходимые документы. Важно, чтобы каждый знал свою задачу и сроки.
3. Согласуйте время подписания с заказчиком.
Подготовьте всю необходимую документацию заранее, чтобы в день подписания не возникало лишних вопросов и задержек.

Если вы не следите за процессом делегирования, проект заглохнет. Это потребует усилий и управленческих навыков, но помните: вы несёте ответственность за своевременное закрытие работ. Если в вашей команде нет отдельного менеджера, управление проектом придётся вести самостоятельно.


Поставьте 👍, если интересна тема.

Напишите, как часто на ваших проектах летят сроки и из за чего?