Как мы сократили с 40 часов до 1 часа подготовку финансовой отчетности 

Торговая компания с ежемесячной выручкой около 35 млн рублей использовала три расчетных счета и 12 отдельных Excel-таблиц.

Финансовый менеджер вручную выгружал банковские операции, распределял доходы и расходы, сверял данные и собирал отчетность для собственника.

Проблема
Подготовка отчетности занимала пять рабочих дней — около 40 часов ежемесячно. Итоговые показатели за прошлый месяц собственник получал только к 8–10 числу следующего месяца.

Из-за разрозненных данных компания не видела в моменте:
▪️актуальную прибыль;
▪️отклонения расходов от бюджета;
▪️просроченную дебиторскую задолженность;
▪️будущие обязательные платежи;
▪️прибыльность отдельных направлений.

При первичной консолидации данных обнаружили 1,6 млн рублей просроченной дебиторской задолженности и превышение бюджета расходов на 480 000 рублей за месяц.

Что сделали
В дашборде объединили данные из банков и рабочих таблиц. Настроили:
▪️автоматическую загрузку банковских операций;
▪️движение денежных средств;
▪️отчет о прибыли и убытках;
▪️план-факт доходов и расходов;
▪️платежный календарь;
▪️контроль дебиторской задолженности;
▪️аналитику по направлениям бизнеса.

Данные стали обновляться ежедневно. Собственник мог оперативно увидеть отклонение и перейти от общего показателя к конкретной статье расходов или контрагенту.

Финансовому менеджеру больше не требовалось вручную собирать полный отчет. Его задачей остались проверка данных и контроль корректности распределения операций.

Работа над ежемесячной отчетностью сократилась с 40 часов до одного часа — на 97,5%.

Результат
▪️Освободилось 39 часов работы финансового менеджера в месяц.
▪️За две недели компания вернула 1,1 млн из 1,6 млн рублей просроченной задолженности.
▪️Ежемесячные расходы сократили на 230 000 рублей.
▪️Собственник начал видеть финансовое состояние компании ежедневно, а не один раз в месяц с задержкой до 10 дней.

Главный результат: отчетность превратилась из отчета о прошлом в инструмент ежедневного управления деньгами.

Работу провел финансист Артём Орлов.

Нужно настроить управленческую отчетность?
Пишите @FinhackService