В пользовательских правилах условного форматирования можно использовать формулы массива. Это даёт еще больше возможностей для создания кастомизированных правил.
Например, можно создать правило, которое будет выделять 3 строки с наибольшими продажами в таблице, но не по всем товарам, а только по тому, который выбран в выпадающем списке. При этом формула массива в окне правила условного форматирования не требует ввода тремя клавишами. Достаточно просто написать или вставить ее туда.
Одним из вариантов объединения ячеек является объединение по строкам. Это означает, что в выделенном диапазоне из нескольких строк и столбцов будут объединены не все ячейки в одну большую, а только ячейки в пределах каждой строки. То есть количество строк останется неизменным, а вот столбец будет один. Иногда это бывает очень полезно (например, при создании бланков в Excel).
Часто приходится слышать вопрос: "Как создать выпадающий список сразу для целой строки, а не для отдельного столбца в строке?". Обычно это нужно для заполнения сразу нескольких столбцов данными при выборе значения из списка. К сожалению, сам выпадающий список такой опции не предусматривает. Но проблема легко решается формулами.
Реализуется такой вариант функцией ВПР или связкой ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ. Одно значение, которое служит ключом (является уникальным в справочнике), мы выбираем из списка, а все остальные данные просто подтягиваем в таблицу из справочника по выбранному ключу.
На клавиатуре есть такая не очень популярная клавиша как Scroll Lock. Многие пользователи вообще никогда её не нажимают. Но с этой клавишей связана одна интересная особенность работы Excel.
Если клавиша была нажата и Scroll Lock активирован (горит его индикатор), то стрелки клавиатуры при нажатии будут не перемещать курсор по ячейкам, а прокручивать лист в разных направлениях. Если заметили такое поведение программы - просто нажмите Scroll Lock, чтобы отключить его и вернуть нормальный режим.
В сводных таблицах мы часто используем промежуточные итоги, которые создаются автоматически. Но мы не ограничены только этим вариантом. Можно переключать расчет промежуточных итогов и делать его отличающимся от основного расчета.
А можно даже включить в сводную несколько промежуточных итогов. Например, считать сумму, количество и среднее по каждой категории (для выбора нескольких расчётов достаточно зажать Ctrl в окне "Параметры поля").
Условное форматирование легко позволяет выделять в таблице строки, относящиеся к заданным дням недели. Например, для выделения всех строк с продажами, совершенными в Понедельник, Среду и Пятницу, понадобится создать всего одно правило с помощью формулы.
Формула очень простая и понятная. Вы легко сможете адаптировать ее под нужные дни недели. А проверить, правильно ли сработало форматирование, можно с помощью указания ячейкам с датой числового формата с отображением названия дня недели.
Продолжаем тренировать условное форматирование. На этот раз решаем следующую задачу: необходимо выделить каким-нибудь цветом товары, которые в таблице встречаются более 4 раз. Выделить нужно не отдельную ячейку товара, а всю строку целиком.
Разумеется, количество повторов, требуемое для форматирования, можно поменять на своё при необходимости.
Маркер автозаполнения (жирная точка в правом нижнем углу выделенного диапазон) позволяет заполнять данные в ячейках по различным условиям.
Кроме известного всем увеличения каждой следующей ячейки на единицу, существуют и другие опции. Например, если ввести две ячейки подряд, указав нужный шаг изменения, то при протягивании можно получить диапазон с нужным шагом. Это работает для чисел, а также для текста, который оканчивается числом.
Кроме чисел это работет и со списками (названия месяцев и дней недели и собственные пользовательские списки).
Проверка данных позволяет указывать формулы в качестве критерия. При вводе значения в такую ячейку после нажатия на Enter будет вычислена формула, и если она вернет ИСТИНА - ввод будет произведен. Если ЛОЖЬ - ввод будет запрещен.
Формулой можно, например, контролировать ввод конкретного символа. Если надо запретить вводить пробел, или цифру 0, то простая функция СЧЁТЕСЛИ позволит осуществить контроль вводимых данных. Для наглядности можно указать подсказку при возникновении ошибки.
Вариаций задачи подтягивания данных из справочника существует очень много. Например, может понадобиться вытянуть данные с учетом регистра искомого значения. Стандартный вариант с использованием ВПР регистр не учитывает.
Придется писать формулу массива. Один из вариантов - использование функции СОВПАД. Она умеет сравнивать два значения, принимая во внимание различие строчных и прописных букв. Ну а работать она будет, разумеется, в связке с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, как это обычно и бывает в подобных задачах.
В качестве фона примечаний можно не только использовать различные цвета, но и добавлять изображения с диска или из Интернета. Изображение будет занимать всю площадь примечания, поэтому текст в нем может смотреться не очень хорошо.
Для добавления фонового рисунка нужно перейти в настройки формата примечания и выбрать соответствующий вариант заливки. При желании можете изменить настройки изображения, например сделать его немного прозрачным. Самое сложное - попасть мышкой точно на границу примечания. Только тогда появится нужное контекстное меню при клике правой кнопкой мыши.
По умолчанию при построении сводной таблицы и добавлении нескольких полей в область строк мы получаем вложенную иерархию. Часто это бывает довольно наглядно и удобно. Но если добавлено много полей, то чтение таблицы может оказаться затруднительным.
В таком случае лучше всего перестроить ее в классическую плоскую таблицу. Такая возможность предоставляется командами, расположенными на вкладке Конструктор.
В версии Excel 2013 появился интересный инструмент - Мгновенное заполнение. Он очень полезен в ситуациях, когда надо обработать несколько строк данных и получить какой-то результат.
Например, имея отдельные столбцы с Фамилией, Именем и Отчеством, нам нужно получить в одном столбце формат вида Фамилия И.О. Вместо написания формулы, можно воспользоваться мгновенным заполнением. Работает очень просто: - вводим 1-2 примера результата, который хотим получить (вводим обязательно в соседний столбец), - когда Excel выявит шаблон для заполнения, он даст подсказку. В этот момент жмем Enter!
Помните, что чем сложнее шаблон обработки, тем больше примеров потребуется программе. И не забывайте проверять результаты, чтобы избежать досадных ошибок.
Рабочий лист Excel можно легко сохранить в CSV-файл. Только имейте в виду, что при сохранении таким способом, будет сохранен только один активный лист.
Поэтому перед тем, как перейти к сохранению, не забудьте выбрать нужную таблицу в файле. #Справка
Фигуры можно использовать не только для создания блок-схем и надписей. Можно, например, добавить на диаграмму небольшие, но наглядные примечания, пометки и комментарии. Для надежности - сгруппировать всё в один объект, чтобы не потерялось при дальнейшем перемещении. #УР3 #Диаграммы
Оси диаграммы обычно расположены снизу и слева. Для перемещения оси значений направо, или оси категорий - вверх, измените настройки формата оси. Укажите, где одна ось пересекает другую #УР3 #Диаграммы
При работе с точечными диаграммами может возникнуть необходимость построить линии проекции точек на оси X и Y. Это можно реалзиовать с использованием элемента диаграммы "Планки погрешностей". В настройке нет ничего сложно. Достаточно просто указать нужную величину погрешности из диапазона значений диаграммы.
Ну а внешний вид получившихся линий можно легко настроить под свой вкус.
У сводных таблиц есть удобная опция фиксации ширины столбца при обновлении. А вот с высотой строки дело обстоит иначе. Иногда случается так, что нужно задать строкам сводной высоту больше, чем стандартная. Но при работе со срезами и обновлениями эта высота снова слетает к стандартной.
В некоторых случаях помогает выделение целиком нужных строк и отключении опции "Переносить текст" на Главной. А в некоторых можно использовать другой приём.
Выделяем в любом пустом столбце строки, высоту которых надо фиксировать, и меняем размер шрифта на тот, который даст нужную высоту. При этом можно даже не вводить никакой текст в эти ячейки. Изменение размера шрифта заставит Excel всегда держать высоту строк на определенном уровне (в т.ч. при обновлении сводной и работе со срезами).
С помощью копирования и специальной вставки можно производить вычисления без формул. Что интересно, работает это не только для одинаковых по размеру диапазонов или одиночных ячеек.
Например, если у вас есть несколько строк и столбцов, отражающих количество проданных товаров, и есть одна строка, показывающая цены, то можно очень просто с помощью специальной вставки вычислить в первом диапазоне стоимость (умножением цены на количество).
Очень интересный вариант доп. вычислений - расчет отличий и долей. Можно легко подсчитать динамику изменения объема выручки по месяцам в процентах (текущий к предыдущему). А если взять за основу, например, какой-то город, то можно легко понять, как идут продажи в других городах относительно лидера (количественно и в процентах). #УР2 #Сводные_таблицы
