Excel Everyday

В некоторых задачах появляется необходимость по номеру месяца определить первый рабочий день в этом месяце (разумеется, с учетом выходных и праздников). Решить проблему можно несложной формулой (плюс понадобится отдельный список праздничных и выходных дней).

Идея в том, чтобы определить последний день предыдущего месяца, а затем от этого дня отсчитать дату через один рабочий день. В итоге попадем на первый рабочий в следующем месяце. В основе вычисления - функция РАБДЕНЬ.

#УР2 #Примеры_формул

Для математического округления чисел в Excel есть множество встроенных формул (ОКРУГЛ, ОКРВНИЗ, ОКРВВЕРХ и т.д.). Но бывают задачи, где требуется нестандартное округление. Разберем одну из таких.

Есть числа с десятичными знаками. Нужно округлить их по следующему правилу:
- если десятичная часть больше 0,75, то округляем вверх (до следующего целого)
- если меньше 0,75, то округляем вниз (до предыдущего целого).

Решается простой функцией ЕСЛИ и функциями для извлечения целой части числа (ЦЕЛОЕ) и его дробной части (ОСТАТ). А те, кто любит более изящные формулы, могут использовать вариант без функции ЕСЛИ.

#УР2 #Примеры_формул

⚠️Сколько раз в месяц вы выгружаете данные из 1С, собираете Excel и заново обновляете отчёты?

А теперь представьте: данные из 1С сами попадают в дашборд, обновляются каждую ночь, а вам остаётся открыть его и увидеть выручку, себестоимость, прибыль, рентабельность, динамику и проблемные позиции.

🗓1 октября в 19:00 на бесплатном эфире финансовый директор Софья Бурцева покажет весь путь: от проверки базы 1С до готового дашборда со встроенным AI-аналитиком.

❗️Нейросеть помогает собрать решение, но не получает доступ к реальным финансовым данным компании.
❗️Вы увидите 8 шагов создания дашборда, работу с настоящей 1С и результат, который сверяется с исходным отчётом до копейки.

Это живая демонстрация, как финансист может собрать инструмент под свою задачу и свою базу с нуля!

Участие бесплатное ➡️ https://1c.fin-academy.pro/

✅Каждый участник получит:
• Именной сертификат
• Руководство «Обезличиваем данные»
• Методичка «Универсальный отчёт в 1С»
• 33 диаграммы для финансового дашборда

Сводные таблицы очень популярны. Но даже опытные пользователи порой находят в них неизвестные для себя настройки. Одна из таких - вставка разрывов страниц.

Когда имеется большая сводная таблица сложной структуры, то на печать ее бывает удобнее выводить не "сплошняком", а разбивая на группы исходя из значений в области строк. Это можно сделать автоматически, выбрав в параметрах нужного поля в группе "Разметка и печать" соответствующую опцию. Дополнительно можно включить печать сквозных строк.

#УР2 #Сводные_таблицы

В дополнение к предыдущему уроку. Если вам не нужно именно менять значение в ячейке (то есть физически вставлять в него дефисы), а нужно просто отобразить артикул в ячейке с разбивкой на группы по 3 цифры, то можно применить обычный числовой формат. Код совсем простой: "000-000-000".

#УР2 #Примеры_формул

Небольшая задачка: есть список девятизначных артикулов. Нужно разбить каждый артикул на группы по 3 символа, вставив между ними дефис.

Задача решается по-разному. Можно "разобрать" текст на части функциями ЛЕВСИМВ, ПСТР и ПРАВСИМВ, а потом склеить через дефисы и амперсанды. А можно поступить чуть хитрее и использовать функцию ЗАМЕНИТЬ, опустив третий аргумент.

#УР2 #Примеры_формул

Иногда мы сталкиваемся с необходимостью с помощью формулы извлечь из текста последнее число или слово (расположенные после последнего пробела). Один из самых красивых вариантов решения основан на хитром приеме.

Заменяем каждый пробел в тексте на много подряд идущих пробелов. Слова "разъезжаются" далеко друг от друга. А потом отщипываем справа кусочек достаточной длины и избавляемся от лишних захваченных пробелов.

#УР2 #Примеры_формул

Удалять дубликаты умеют практически все (инструмент действительно очень простой). Но некоторые задачи порой вызывают затруднения. Например, надо из таблицы цен удалить дубли по артикулам, оставив цену только по самой последней дате для каждой позиции. Если просто применить инструмент по удалению дублей, то результат далеко не всегда совпадет с нужным.

Дело в том, что при удалении дубликатов Excel оставляет верхние строки таблицы, удаляя все повторы ниже. А значит, чтобы наверняка решить задачу, надо отсортировать таблицу по датам по убыванию. Тогда удалив дубли получим в остатке значения по последним датам.

#УР1 #Обработка_таблиц

Иногда возникает задача проранжировать какие-то значения не в целом по таблице/диапазону, а внутри отдельных групп. Встроенная функция РАНГ тут не подойдет. Но зато легко справится обычная СЧЕТЕСЛИМН.

В самом деле, чтобы высчитать ранг для самого большого значения в группе, достаточно посчитать сколько есть в таблице строк с теми же условиями (той же группой), но равных или больших по ранжируемому параметру. Очевидно, что для самого большого значения такая строка будет 1 (это и есть ранг - первый). Для второго по величине таких строк будет уже две (позиция №2) и так далее.

P.S. Если в таблице будут полностью дублирующиеся строки (одинаковы и группы, и ранжируемая величина), то формулу надо будет чуть подправить. Покажем в следующем уроке.

#УР2 #Примеры_формул

Ранжировать строки в Excel приходится довольно часто. Обычно хватает встроенных функций РАНГ. Но у них есть один существенный недостаток. При одинаковых значениях эти функции либо выводят средний ранг (РАНГ.СР), либо присваивают значениям один и тот же ранг, а следующее по величине идет через пропуск нескольких номеров (РАНГ.РВ).

Если нужно, чтобы нумерация была без пропусков, строго от 1 до n, то придется дополнить функцию РАНГ небольшим побочным вычислением.

#УР2 #Примеры_формул

Сортировать в Excel можно не только строки, но и столбцы. Иногда это бывает очень полезно. Правда, настройка такой сортировки находится довольно глубоко. Придется открыть окно "Сортировка" с настройками этой операции, а в нем отыскать кнопку "Параметры" и установить соответствующий переключатель. В остальном всё делается по тем же принципам, что и при сортировке строк таблицы.

#УР1 #Фильтрация_и_сортировка

Еще один прием, который можно реализовать с помощью проверки данных - контроль общей суммы значений в заданном диапазоне. Например, у нас есть общий бюджет, который нельзя превышать. И есть таблица со статьями затрат. Можно настроить проверку так, что при вводе сумм затрат программа не даст ввести значение, которое при добавлении к уже имеющимся превысит общий бюджет.

Разумеется, можно просто формулой подсчитывать сумму в отдельной ячейке и контролировать результат по ней. Но иногда бывает удобнее явно запретить пользователю "накосячить". К сожалению, как и любая проверка данных, такая фишка сломается при копировании ячеек в проверяемый диапазон из другого места.

#УР2 #Проверка_данных

Лишние пробелы в тексте - довольно частая проблема в Excel. Один лишний пробел в конце или начале строки (а может и посередине) легко приведет к неработоспособности формул (таких как СУММЕСЛИ или ВПР). Исправить проблему, как известно, можно с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.

А если эту функцию использовать как формулу для проверки данных, то можно запретить пользователю случайно ввести лишний пробел в тексте.

#УР2 #Проверка_данных

Использование формул в проверке данных позволяет создавать довольно сложные условия. Например, можно запретить вводить в ячейку любой текст, кроме такого, который начинается с заданных символов и при этом имеет общую длину не более 10 символов.

Такая проверка может быть полезна при вводе каких-то артикулов, серийных номеров и т.д. Реализуется простейшими текстовыми формулами ДЛСТР и ЛЕВСИМВ.

#УР2 #Проверка_данных

Одна из классических проблем Excel - уменьшение размера ползунков на полосах прокрутки. Бывает так, что таблица на листе небольшая, а ползунки очень маленькие. Тянем их чуть в сторону - и улетаем на десятки, а то и сотни ячеек. Очень неудобно.

Проблема в больших размерах задействованной рабочей области листа. Если нажать Ctrl+End, то курсор переместится в ячейку, которая является последней в использованной области. Например, мы когда-то использовали ячейку ААА10000, а потом удалили из нее данные. Excel все равно считает, что нужно расширять использованную область до этой ячейки. Чем больше эта область - тем меньше ползунки (и тем больше весит файл).

Нужно удалить все столбцы и строки, которые вам точно не нужны. Выделяете все столбцы справа от нужных данных и удаляете. Затем выделяете все строки ниже ваших данных - и тоже удаляете. В конце обязательно сохраняете файл.

#УР1 #Работа_с_листами_книги

Вводить данные в таблицы с большим количеством колонок неудобно. Приходится постоянно листать вправо, нельзя охватить взгядом все значения в новой строке. Если у вас есть такая проблема, то попробуйте использовать инструмент "Форма".

Он позволяет работать с каждой отдельной строкой таблицы, выстраивая значения в виде списка сверху вниз. Можно просматривать строки, изменять, удалять, вставлять новые. Полноценная форма ввода данных. Работать будет на правильно оформленных таблицах (без пустых строк, столбцов, объединенных ячеек).

Из явных минусов - ограничение на число столбцов таблицы (не более 32).

#УР1 #Обработка_таблиц

В Excel есть суперполезная возможность брать подписи для точек на диаграмме из любых ячеек. Для этого надо перейти в формат подписей данных и установить галочку "значения из ячеек".

С помощью этой функции можно делать много интересного. Например, можно создать гибрид нормированной гистограммы и обычной. На такой диаграмме будет видна высота столбцов относительно друг друга, но при этом будет возможность увидеть, какую долю в каждом столбце составляет тот или иной ряд данных. Значения долей как раз и добавляются с помощью указанной выше функции.

#УР3 #Диаграммы

Есть список файлов с указанием полного пути и расширения, а нужно извлечь только имя какого-то файла? Идеальная задача для мгновенного заполнения!

Имя файла будет находиться перед точкой, указывающей расширение, и сразу за последней косой чертой, отделяющей папки в адресе файла. Такой шаблон (основанный на разделителях) отлично распознается мгновенным заполнением. Вводим в соседний столбец пару имен из первых строк вручную, а всю остальную работу Excel уже проделает сам.

#УР1 #Обработка_таблиц

Наверняка многие из вас сталкивались с тем, что сохраненные как текст числа мешают работе формул. Если исходные данные править нельзя, то заставить формулы считать корректно можно путём исправления неверного формата чисел прямо внутри формулы.

Самый популярный способ - двойное отрицание (два знака минус) перед ссылкой на ячейку/диапазон. Если таким образом правится целый диапазон, то формула превращается в формулу массива. Обычное суммирование при таком исправлении удобно делать не через СУММ, а через СУММПРОИЗВ (чтобы не вводить формулу массива нажатием Ctrl+Shift+Enter).

#УР2 #Проверка_данных

Недавно показывали, как можно контролировать ввод в ячейку какого-то символа. Если таких символов много, то лучше их вынести в отдельный диапазон и создать для проверки формулу массива.

В ее основе будет лежать все та же функция СЧЕТЕСЛИ, а так как мы вводим формулу в окно проверки данных, то нам даже не потребуется "массивный" ввод. Просто пишем формулу и жмём ОК. Ну и помните, что проверка данных - это атрибут ячейки. При копировании в контролируемый диапазон другой ячейки - проверка слетает.

#УР2 #Проверка_данных